Có phải xuất hoá đơn hàng mẫu không thu tiền không?

Khi kinh doanh hàng hóa, nhiều doanh nghiệp thường gặp tình huống phát sinh hàng mẫu – những sản phẩm được gửi cho khách hàng, đối tác tham khảo nhưng không thu tiền. Vấn đề đặt ra là: liệu việc phát sinh hàng mẫu không thu tiền có cần xuất hóa đơn hay không?

Hiểu rõ quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về thuế mà còn tránh rủi ro trong quá trình kiểm toán và quản lý sổ sách kế toán. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc này một cách chi tiết, giúp bạn nắm vững cách xử lý hóa đơn cho hàng mẫu.

Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về nguyên tắc lập hóa đơn, khi cá nhân, tổ chức bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn và giao cho người mua trong mọi trường hợp, bao gồm:

Hàng hóa, dịch vụ dùng cho khuyến mại, làm hàng mẫu, quảng cáo;
Hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động hoặc tiêu dùng trong nội bộ (trừ hàng luân chuyển nội bộ nhằm mục đích tiếp tục quá trình sản xuất);
Xuất hàng dưới hình thức cho vay, cho mượn, hoặc hoàn trả.

Như vậy, khi cung cấp hàng mẫu cho khách hàng, dù không thu tiền, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn để làm căn cứ khai thuế và tính thuế giá trị gia tăng theo quy định.

Ngược lại, nếu hàng mẫu chỉ được sử dụng trong nội bộ để trưng bày hoặc tham khảo, không có chủ thể nhận hàng, thì không cần lập hóa đơn.

Lưu ý: Theo Điều 92 Luật Thương mại 2005, việc đưa hàng mẫu cho khách hàng dùng thử không thu tiền là một hình thức khuyến mại. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động khuyến mại tại Sở Công thương nơi diễn ra hoạt động này.

Có phải xuất hoá đơn hàng mẫu không thu tiền không?

Ghi nhận chi phí đối với hàng mẫu không thu tiền thế nào?

Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư 151/2014/TT-BTC; sửa đổi bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC), việc ghi nhận chi phí liên quan đến hàng mẫu không thu tiền phải đáp ứng các điều kiện sau:

Khoản chi phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
Khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ;
Trường hợp hóa đơn mua hàng hoặc dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm VAT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.

Như vậy, nếu chi phí đầu vào của hàng mẫu gửi cho khách hàng không thu tiền đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp được ghi nhận khoản chi này là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.

Quy định mức thuế GTGT đối với hàng mẫu

Theo khoản 5 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC, các sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ dùng để khuyến mại theo đúng quy định pháp luật về thương mại thì giá tính thuế GTGT được xác định bằng 0.

Trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng cho khuyến mại nhưng không thực hiện theo đúng quy định pháp luật về thương mại, doanh nghiệp phải kê khai và tính nộp thuế GTGT như đối với hàng hóa, dịch vụ dùng cho tiêu dùng nội bộ, tặng, biếu, cho.

Do đó, hàng mẫu không thu tiền phải được đăng ký hoạt động khuyến mại với Sở Công Thương. Khi xuất hàng mẫu, doanh nghiệp phải lập hóa đơn, ghi rõ các thông tin: tên hàng, số lượng, đồng thời ghi chú là hàng mẫu và giá tính thuế bằng 0. Nếu không đăng ký khuyến mại theo quy định, hóa đơn hàng mẫu phải kê khai và tính thuế như hàng nội bộ, cho, biếu, tặng.

Ví dụ minh họa:
Công ty A sản xuất nước uống đóng chai, năm 2023 có hai đợt khuyến mại:

Tháng 3/2023: thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký khuyến mại → hàng mẫu được tính thuế GTGT bằng 0.
Tháng 7/2023: không đăng ký khuyến mại → phải kê khai và tính thuế GTGT như hàng nội bộ, tặng, biếu.

Như vậy, đối với doanh nghiệp kê khai và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, để hàng mẫu được hưởng mức thuế 0, cần đáp ứng hai nguyên tắc:

Hàng mẫu dùng thử khách hàng không trả tiền phải được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.
Trên hóa đơn phải ghi rõ tên, số lượng của hàng hóa, kèm chú thích là hàng mẫu không thu tiền, giá tính thuế = 0.