Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng ghi nhận giao dịch mua bán và được pháp luật quy định phải có đầy đủ các tiêu thức bắt buộc. Tuy nhiên, để phù hợp với thực tiễn sử dụng, Nhà nước cho phép một số trường hợp được lập hóa đơn điện tử mà không cần ghi đủ toàn bộ nội dung. Chẳng hạn như chữ ký điện tử của người mua, hoặc tên, địa chỉ người mua trong giao dịch hàng hóa thiết yếu. Vậy cụ thể những trường hợp nào được áp dụng ngoại lệ này? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ.
Căn cứ pháp lý
Quy định về các trường hợp lập hóa đơn điện tử không cần có đủ nội dung được nêu rõ tại khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Theo đó, pháp luật đã liệt kê cụ thể một số tình huống đặc thù mà hóa đơn điện tử được phép thiếu một số chỉ tiêu so với quy định chung, nhằm đảm bảo tính linh hoạt, phù hợp với thực tiễn sử dụng.
Nghị định này là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp và tổ chức, cá nhân kinh doanh áp dụng đúng, tránh rủi ro trong quá trình phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Các trường hợp lập hóa đơn điện tử không cần có đủ nội dung
Theo khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có nhiều tình huống đặc thù trong thực tiễn mà hóa đơn điện tử được phép thiếu một số chỉ tiêu. Cụ thể:
(1) Hóa đơn điện tử không nhất thiết có chữ ký điện tử của người mua
-
Áp dụng cho cả trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.
-
Trường hợp người mua là tổ chức kinh doanh và hai bên có thỏa thuận, hóa đơn có thể có chữ ký điện tử của cả người bán và người mua theo điều kiện kỹ thuật.
-
Thực tế, phần lớn giao dịch với cá nhân không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua.
(2) Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
-
Không cần có chữ ký số của người bán và người mua.
(3) Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại và xăng dầu
-
Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn không nhất thiết có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
-
Đối với hóa đơn bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân, có thể thiếu thêm các tiêu thức như: ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, chữ ký điện tử của người mua, chữ ký số của người bán, thuế suất và tiền thuế GTGT.
(4) Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ
-
Không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán (trừ hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), thông tin người mua, tiền thuế, thuế suất.
-
Với tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá: không cần ghi đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
(5) Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử
-
Với khách hàng là cá nhân không kinh doanh: chứng từ này được xác định là hóa đơn điện tử và không cần ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, mã số thuế và địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
-
Với tổ chức: chứng từ này không được coi là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử đầy đủ theo quy định và giao cho tổ chức đó.
(6) Hóa đơn cho hoạt động xây dựng, lắp đặt, xây nhà để bán theo tiến độ
-
Có thể không cần ghi đơn vị tính, số lượng và đơn giá.
(7) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
-
Thay vì các chỉ tiêu thông thường, chứng từ này thể hiện rõ: thông tin lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất/nhận và phương tiện vận chuyển.
-
Không bắt buộc ghi thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán.
(8) Hóa đơn sử dụng cho thanh toán interline giữa các hãng hàng không
-
Không nhất thiết có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, tên và mã số thuế người mua, chữ ký số người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
(9) Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý
-
Lập theo báo cáo đối chiếu và bảng kê tổng hợp.
-
Không nhất thiết phải có đơn giá.
(10) Hóa đơn trong hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ quốc phòng – an ninh
-
Có thể bỏ qua các tiêu thức: đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
-
Phần tên hàng hóa, dịch vụ chỉ cần ghi: “Cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên”.
Kết luận
Không phải mọi hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải có đầy đủ nội dung. Pháp luật đã quy định rõ những trường hợp đặc thù được phép lập hóa đơn thiếu một số tiêu thức, nhằm tạo sự linh hoạt và thuận tiện trong thực tiễn kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nắm chắc phạm vi áp dụng để tránh việc bỏ sót thông tin ngoài quy định, dẫn đến rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Vì vậy, khi phát sinh giao dịch, kế toán nên đối chiếu với Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan, đồng thời có thể tham khảo ý kiến từ cơ quan thuế để đảm bảo hóa đơn điện tử vừa hợp lệ, vừa phù hợp với thực tế hoạt động của đơn vị.
