Tài sản, hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn được tính vào chi phí được trừ?

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) có vai trò vô cùng quan trọng. Các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ được tính vào chi phí được trừ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nghĩa vụ thuế, từ đó cải thiện hiệu quả tài chính và năng lực cạnh tranh.

Một trong những vấn đề thường gặp phải trong thực tế là tài sản, hàng hóa của doanh nghiệp có thể bị tổn thất do các nguyên nhân bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh hay hỏa hoạn. Vậy, những khoản tổn thất này có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không? Bài viết sẽ phân tích rõ các quy định pháp lý, điều kiện và cách xử lý chi phí liên quan đến tổn thất tài sản, hàng hóa do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn.

Theo quy định tại điểm 2.1 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), doanh nghiệp được phép tính phần chi phí liên quan đến giá trị tổn thất tài sản, hàng hóa do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn hoặc các trường hợp bất khả kháng khác vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, trong trường hợp phần tổn thất đó không được bồi thường.

Cụ thể như sau:

Doanh nghiệp cần tự xác định tổng giá trị tổn thất tài sản, hàng hóa phát sinh do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn hoặc các trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật.
Phần giá trị tổn thất được tính vào chi phí được trừ là phần tổn thất thực tế không được bồi thường, được tính bằng tổng giá trị tổn thất trừ đi phần giá trị được bồi thường bởi bảo hiểm hoặc các tổ chức, cá nhân liên quan.

Hồ sơ cần có đối với tài sản, hàng hóa bị tổn thất để được tính vào chi phí được trừ bao gồm:

Biên bản kiểm kê tài sản, hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập, trong đó cần nêu rõ:
- Giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất;
- Nguyên nhân gây tổn thất;
- Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân liên quan (nếu có);
- Chủng loại, số lượng và giá trị tài sản, hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có);
- Bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị tổn thất, có xác nhận và chữ ký của đại diện pháp luật doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Hồ sơ bồi thường thiệt hại từ cơ quan bảo hiểm (nếu có).
Hồ sơ quy định trách nhiệm bồi thường của tổ chức, cá nhân liên quan (nếu có).

Đối với hàng hóa bị hư hỏng do quá trình sinh hóa tự nhiên hoặc hết hạn sử dụng mà không được bồi thường, doanh nghiệp cũng được phép tính chi phí này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Hồ sơ cần thiết gồm:

Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập, ghi rõ:
- Giá trị hàng hóa hư hỏng;
- Nguyên nhân hư hỏng;
- Chủng loại, số lượng và giá trị hàng hóa có thể thu hồi (nếu có);
- Bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng, có xác nhận và chữ ký đại diện pháp luật doanh nghiệp.
Hồ sơ bồi thường thiệt hại từ bảo hiểm (nếu có).
Hồ sơ quy định trách nhiệm bồi thường (nếu có).

Lưu ý: Tất cả các hồ sơ, chứng từ trên doanh nghiệp phải lưu giữ đầy đủ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra, thanh tra.

Tóm lại, tài sản, hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ chứng minh và phần tổn thất đó không được bồi thường theo quy định pháp luật.

Điều kiện để ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), doanh nghiệp được tính trừ mọi khoản chi vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, miễn là đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây, trừ các khoản chi không được phép trừ theo quy định:

Khoản chi phải phát sinh thực tế và có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Đối với trường hợp mua hàng hóa nông, lâm, thủy sản từ người sản xuất hoặc đánh bắt trực tiếp; mua sản phẩm thủ công làm từ nguyên liệu tự nhiên (đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa); mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác; mua phế liệu hoặc đồ dùng, tài sản từ hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán; cũng như dịch vụ mua của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp phải có:
- Chứng từ thanh toán tiền cho người bán;
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm.
Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán doanh nghiệp phải sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên nhưng đến thời điểm ghi nhận chi phí chưa thanh toán hoặc chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp vẫn được tính chi phí này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán bằng tiền mặt mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai và điều chỉnh giảm chi phí tương ứng trong kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt.
- Lưu ý: Đối với các hóa đơn phát sinh trước ngày 02/08/2014, doanh nghiệp không phải thực hiện điều chỉnh lại theo quy định trên.

Ví dụ minh họa:
Trong tháng 8/2014, doanh nghiệp A mua hàng hóa với hóa đơn giá trị 30 triệu đồng nhưng chưa thanh toán. Doanh nghiệp A đã tính khoản này vào chi phí được trừ trong kỳ tính thuế năm 2014. Đến năm 2015, doanh nghiệp A thanh toán số tiền này bằng tiền mặt. Khi đó, doanh nghiệp phải kê khai và điều chỉnh giảm chi phí tương ứng trong kỳ tính thuế năm 2015.

Đối với hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền:
- Nếu hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để tính vào chi phí được trừ.
- Nếu hóa đơn có giá trị dưới 20 triệu đồng và thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn và chứng từ thanh toán tiền mặt để ghi nhận chi phí được trừ.

Tóm lại, để chi phí được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đảm bảo khoản chi phát sinh thực tế, liên quan đến hoạt động kinh doanh và có đầy đủ chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật, đồng thời tuân thủ đúng quy định về hình thức thanh toán tùy theo giá trị hóa đơn.