Tài khoản hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý giá trị thực tế của hàng hóa, nguyên vật liệu. Dưới đây là những thông tin chi tiết nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm tài khoản hàng tồn kho và cách quản lý chúng một cách hiệu quả.
Khái niệm tài khoản hàng tồn kho
Tài khoản hàng tồn kho trong kế toán được sử dụng để ghi nhận giá trị của hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm và các tài sản lưu động khác phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Giá trị hàng tồn kho trên tài khoản này phản ánh chính xác số lượng và giá trị thực tế tại một thời điểm nhất định, bao gồm chi phí mua, chế biến và các chi phí liên quan đến việc đưa hàng hóa vào trạng thái sẵn sàng sử dụng hoặc bán.
Phân loại hàng tồn kho
Phân loại hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài sản hiệu quả và đánh giá chính xác giá trị hàng hóa. Dựa trên tính chất và mục đích sử dụng, hàng tồn kho được phân thành các nhóm chính sau:
- Tài khoản 151 – Hàng mua đang trên đường vận chuyển.
- Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu phục vụ sản xuất.
- Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ hỗ trợ quá trình sản xuất, kinh doanh.
- Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
- Tài khoản 155 – Thành phẩm hoàn thành, sẵn sàng để tiêu thụ.
- Tài khoản 156 – Hàng hóa mua về để bán.
- Tài khoản 157 – Hàng gửi đi tiêu thụ nhưng chưa được ghi nhận doanh thu.
- Tài khoản 158 – Hàng hóa lưu kho, chờ hoàn tất nghĩa vụ thuế.
Theo Thông tư 90/2021/TT-BTC, kế toán hàng tồn kho phải được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc trên các tài khoản 151, 152, 153, 154, 155, 157. Việc tuân thủ các nguyên tắc này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong báo cáo tài chính và tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho.
Tài khoản 151 – Hàng mua đang vận chuyển
Tài khoản 151 được sử dụng để phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư (bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa) mà doanh nghiệp đã mua và sở hữu nhưng chưa nhập kho do vẫn đang trong quá trình vận chuyển, lưu trữ tại bến cảng, bãi hàng, kho ngoại quan hoặc chờ kiểm nhận.
Phạm vi ghi nhận tài sản trong tài khoản 151
Hàng hóa, vật tư được ghi nhận vào tài khoản này khi:
- Doanh nghiệp đã thanh toán hoặc cam kết thanh toán nhưng hàng vẫn đang nằm tại kho của người bán, trên phương tiện vận chuyển hoặc tại bến cảng, bãi tập kết.
- Hàng hóa đã về đến doanh nghiệp nhưng chưa hoàn tất kiểm nhận để nhập kho.
Nguyên tắc hạch toán
Khi nhận được hóa đơn mua hàng nhưng hàng chưa nhập kho, kế toán không ghi sổ ngay mà lưu trữ hóa đơn trong hồ sơ “Hàng mua đang vận chuyển”, đồng thời đối chiếu với hợp đồng kinh tế.
Khi hàng về và được nhập kho trong tháng, kế toán ghi nhận vào các tài khoản tương ứng như:
- Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ
Nếu hàng chưa về vào thời điểm cuối kỳ, kế toán ghi nhận vào Tài khoản 151 – Hàng mua đang vận chuyển theo hóa đơn mua hàng.
Lưu ý khi theo dõi hàng mua đang vận chuyển
Kế toán cần mở sổ chi tiết để theo dõi hàng tồn kho đang vận chuyển, phân loại theo chủng loại hàng hóa, lô hàng, hợp đồng kinh tế để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập hàng.
Việc quản lý chính xác tài khoản 151 giúp doanh nghiệp phản ánh đúng tình hình tài sản và tránh sai sót trong báo cáo tài chính.
Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu là tài khoản kế toán dùng để ghi nhận giá trị hiện tại cũng như những biến động tăng giảm của nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Đây là những yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, có thể được mua từ bên ngoài hoặc tự chế biến để phục vụ quá trình vận hành.
Nguyên liệu và vật liệu trong tài khoản 152 được chia thành nhiều loại khác nhau. Trong đó, nguyên liệu và vật liệu chính đóng vai trò cốt lõi trong quá trình sản xuất, là thành phần trực tiếp cấu thành nên sản phẩm.
Tùy vào từng doanh nghiệp sản xuất, khái niệm này có thể thay đổi, nhưng nhìn chung, nó không áp dụng cho các doanh nghiệp thương mại hay dịch vụ. Ngoài ra, nguyên liệu và vật liệu chính còn bao gồm cả các bán thành phẩm mua từ bên ngoài để tiếp tục chế biến, hoàn thiện sản phẩm.
Bên cạnh đó, vật liệu phụ tuy không phải là thành phần chính nhưng lại có vai trò quan trọng trong việc thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dạng của sản phẩm, đồng thời hỗ trợ nâng cao chất lượng cũng như đáp ứng các yêu cầu công nghệ trong quá trình sản xuất, bảo quản và đóng gói. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sử dụng nhiên liệu như than, dầu, gas để cung cấp nhiệt và duy trì hoạt động sản xuất.
Một nhóm khác trong tài khoản 152 là vật tư thay thế, bao gồm các phụ tùng, linh kiện phục vụ cho việc sửa chữa, thay thế máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải hoặc công cụ sản xuất khác. Đối với lĩnh vực xây dựng cơ bản, doanh nghiệp cũng ghi nhận các loại vật liệu và thiết bị xây dựng, từ những thiết bị lắp đặt, không lắp đặt cho đến các công cụ, khí cụ và vật liệu kết cấu cần thiết để hoàn thiện công trình.
Tài khoản 153 – Công cụ và dụng cụ
Tài khoản 153 – Công cụ và dụng cụ là tài khoản dùng để ghi nhận giá trị hiện tại cũng như sự biến động về tăng, giảm của các loại công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp.
Đây là những tư liệu lao động không đáp ứng tiêu chuẩn để được ghi nhận là tài sản cố định do không đủ điều kiện về giá trị hoặc thời gian sử dụng. Vì vậy, công cụ và dụng cụ được quản lý và hạch toán tương tự như nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp.
Theo quy định, nếu một số tư liệu lao động không đạt tiêu chuẩn để được xếp vào nhóm tài sản cố định, chúng sẽ được ghi nhận vào tài khoản 153.
Các loại công cụ, dụng cụ phổ biến bao gồm thiết bị giáo, ván khuôn sử dụng trong ngành xây dựng; bao bì bán kèm hàng hóa có giá riêng nhưng cần tính hao mòn trong quá trình bảo quản, vận chuyển; các dụng cụ, đồ nghề làm từ thủy tinh, sành, sứ; thiết bị văn phòng và công cụ quản lý; cũng như trang phục, giày dép chuyên dụng phục vụ công việc.
Việc nhập, xuất và tồn kho công cụ, dụng cụ được kế toán ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc, tuân theo các quy định áp dụng cho nguyên liệu, vật liệu (tham khảo tài khoản 152).
Những công cụ, dụng cụ có giá trị lớn hoặc mang tính đặc biệt thường cần được bảo quản cẩn thận, trong khi đó, các loại có giá trị nhỏ sẽ được tính toàn bộ vào chi phí trong kỳ khi đưa vào sử dụng.
Trường hợp công cụ, dụng cụ có thể tái sử dụng nhiều lần hoặc được luân chuyển qua nhiều kỳ kế toán, chúng sẽ được ghi nhận vào tài khoản 242 – “Chi phí trả trước” và phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong các kỳ kế toán tương ứng.
Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất và kinh doanh chưa hoàn thành
Tài khoản 154 được sử dụng để tập hợp chi phí sản xuất và kinh doanh nhằm xác định giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ tại các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho. Đối với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, tài khoản này chỉ phản ánh giá trị thực tế của sản phẩm và dịch vụ dở dang vào thời điểm cuối kỳ.
Lưu ý, tài khoản 154 không được ghi nhận các khoản chi phí không liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ, bao gồm: chi phí bán hàng, chi phí quản lý quỹ, chi phí tài chính, thuế thu nhập doanh nghiệp, các chi phí khác, cũng như các khoản chi liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản, hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc các khoản thanh toán bằng nguồn kinh phí khác.
Tài khoản này chỉ được sử dụng trong trường hợp quỹ có hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ theo cơ chế tài chính được phép.
Tài khoản 155 – Thành phẩm
Tài khoản 155 được sử dụng để ghi nhận giá trị hiện tại và sự biến động của thành phẩm trong doanh nghiệp. Thành phẩm là sản phẩm đã hoàn thiện quá trình chế biến, có thể do doanh nghiệp tự sản xuất hoặc gia công bên ngoài. Trước khi nhập kho, thành phẩm phải trải qua quá trình kiểm tra chất lượng và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật.
Đối với hoạt động xuất khẩu ủy thác, tài khoản này chỉ áp dụng cho bên giao ủy thác, không sử dụng cho bên nhận ủy thác (bên giữ hộ hàng hóa).
Tài khoản 156 – Hàng hóa
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận giá trị hiện có và sự biến động của hàng hóa trong doanh nghiệp, bao gồm hàng hóa tại kho, quầy hàng và bất động sản.
Hàng hóa trong tài khoản này là những vật tư, sản phẩm doanh nghiệp mua vào với mục đích bán lại, có thể là bán buôn hoặc bán lẻ. Trong trường hợp hàng hóa vừa phục vụ mục đích bán, vừa được sử dụng cho hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh mà không thể phân biệt rõ ràng, vẫn sẽ được ghi nhận vào tài khoản 156 “Hàng hóa”.
Tuy nhiên, tài khoản 156 không áp dụng trong một số trường hợp nhất định. Cụ thể, hàng hóa nhận giữ hộ hoặc bán hộ cho doanh nghiệp khác sẽ không được ghi nhận vào tài khoản này. Ngoài ra, nếu hàng hóa mua vào để phục vụ sản xuất và kinh doanh nội bộ, tùy theo tính chất, sẽ được hạch toán vào các tài khoản tương ứng như 152 “Nguyên liệu, vật liệu” hoặc 153 “Công cụ, dụng cụ”.
Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán
Tài khoản 157 được sử dụng để ghi nhận giá trị của hàng hóa và thành phẩm đã gửi đến khách hàng, đại lý hoặc ký gửi nhưng chưa được ghi nhận là doanh thu trong kỳ, theo nguyên tắc giá gốc được quy định trong Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho. Bên cạnh đó, tài khoản này cũng phản ánh giá trị của các dịch vụ đã hoàn tất và bàn giao theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu.
Lưu ý rằng chi phí vận chuyển, bốc xếp và các khoản chi hộ khách hàng không được hạch toán vào tài khoản 157. Để quản lý hiệu quả, tài khoản này có thể được phân tích chi tiết nhằm theo dõi từng loại hàng hóa, thành phẩm gửi bán, cũng như dịch vụ đã cung cấp cho từng khách hàng hoặc cơ sở đại lý.
Tài khoản 158 – Hàng hóa lưu kho chờ thuế
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận sự biến động về số lượng cũng như giá trị của hàng hóa lưu trữ trong Kho bảo thuế. Đây là loại kho đặc biệt, chỉ áp dụng cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài sản xuất hàng xuất khẩu và chịu sự quản lý của cơ quan hải quan theo chế độ đặc biệt.
Nguyên liệu và vật tư nhập khẩu phục vụ sản xuất khi đưa vào Kho bảo thuế sẽ chưa phải nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan khác, giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền và giảm chi phí trong quá trình sản xuất.
Việc hiểu rõ và quản lý hiệu quả hàng tồn kho, bao gồm cả hàng hóa trong Kho bảo thuế, sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, quản lý tài sản tốt hơn và nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Xem thêm: Ứng dụng công nghệ trong dịch vụ kế toán: Cải tiến và tự động hóa quy trình tài chính
Các phương pháp kế toán để ghi nhận hàng tồn kho
Dựa theo Khoản 1 Điều 22 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, nhóm tài khoản hàng tồn kho được sử dụng để ghi nhận giá trị hiện tại và cập nhật biến động kịp thời của hàng tồn kho, hoặc để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp. Vì vậy, có hai phương pháp kê khai hàng tồn kho:
Phương pháp kê khai thường xuyên
Đây là phương pháp giám sát liên tục và thường xuyên, cho phép cập nhật ngay lập tức tình hình nhập xuất và tồn kho, đồng thời có thể xác định giá trị xuất kho bất kỳ lúc nào.
Công thức để tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được trình bày như sau:
Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng nhập kho trong kỳ – Giá trị hàng nhập kho trong kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp này ghi nhận giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không yêu cầu tính toán liên tục. Do đó, chỉ tính giá trị hàng xuất kho vào cuối kỳ.
Công thức tính toán như sau:
Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ – Giá trị tồn cuối kỳ = Giá trị xuất cuối kỳ
Việc nắm vững các phương pháp kế toán kê khai hàng tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác. Hãy áp dụng đúng phương pháp để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Cách hạch toán hàng hóa tồn kho
Hạch toán hàng hóa tồn kho là một phần quan trọng trong kế toán, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác giá trị hàng tồn kho. Hãy cùng tìm hiểu cách hạch toán hàng hóa tồn kho để quản lý tài chính hiệu quả.
Theo phương pháp ghi sổ liên tục
Nhập kho các mặt hàng mua, bao gồm hàng hóa, công cụ, dụng cụ và nguyên vật liệu:
Nợ tài khoản 152: Giá trị nguyên vật liệu
Nợ tài khoản 153: Giá trị công cụ và dụng cụ
Nợ tài khoản 156: Giá trị hàng hóa
Nợ tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa
Có các tài khoản 111/112/331…: Tổng số tiền phải thanh toán
Nếu đã nhận hóa đơn nhưng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hoặc hàng hóa chưa về kho đến cuối kỳ, việc hạch toán sẽ dựa trên hóa đơn đã nhận:
- Nợ TK 151: Giá trị của hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển.
- Nợ tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa.
- Có các tài khoản như TK 111, TK 112, TK 331, v.v.: Tổng số tiền phải thanh toán.
Khi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hóa đang vận chuyển đã về và được nhập kho:
- Nợ tài khoản 152: Giá trị nguyên vật liệu
- Nợ tài khoản 153: Giá trị của công cụ và dụng cụ
- Nợ tài khoản 156: Giá trị hàng hóa
- Có tài khoản 151: Giá trị của hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển.
Trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại hoặc giảm giá cho hàng hóa bán ra:
- Nợ TK 111/112/331…: Giá trị chiết khấu, giảm giá hàng hóa
- Có TK 156: Giá trị hàng hóa (trong trường hợp còn tồn kho)
- Có TK 632: Giá vốn hàng hóa đã được bán
- Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa.
Trong trường hợp mua hàng theo hình thức thanh toán trả chậm hoặc trả góp:
- Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa theo mức giá thanh toán ngay
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào liên quan đến hàng hóa
- Nợ TK 242: Phần lãi trả chậm bằng số tiền phải thanh toán trừ giá mua nếu thanh toán ngay.
- Có TK 331: Tổng số tiền phải thanh toán.
Hàng kỳ khi tính toán lãi suất cho các khoản mua hàng trả chậm hoặc trả góp:
- Nợ TK 635: Lãi suất trả chậm của kỳ đó;
- Có TK 242: Lãi suất trả chậm của kỳ đó.
Ghi sổ chi phí khi thực hiện mua hàng hóa:
- Nợ TK 156: Chi phí liên quan đến việc mua hàng hóa;
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào liên quan đến chi phí mua hàng hóa;
- Có TK 111/112/331…: Tổng số tiền cần thanh toán.
Hàng hóa được xuất bán hoặc chuyển giao chi phí dở dang của dịch vụ cung cấp:
- Nợ TK 632: Chi phí vốn của hàng hóa đã được bán;
- Có TK 156: Giá trị hàng hóa đã được xuất bán.
Hàng hoá gia công hoặc chế biến:
Khi hàng hóa được gửi đi gia công hoặc chế biến:
- Nợ TK 154: Giá trị hàng hóa gửi đi để gia công hoặc chế biến;
- Có TK 156: Giá trị hàng hóa đưa đi gia công chế biến.
Chi phí gia công, chế biến hàng hoá:
- Nợ TK 154: Chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá;
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá;
- Có TK 111/112/331,…: Tổng giá thanh toán.
Khi hàng hóa đã qua gia công hoặc chế biến được nhập kho:
- Nợ TK 156: Giá trị của hàng hóa sau khi đã được gia công hoặc chế biến;
- Có TK 154: Giá trị hàng hóa sau khi đã được gia công hoặc chế biến.
Xuất kho hàng gửi đi bán:
- Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán;
- Có TK 156: Hàng gửi đi bán.
Theo phương pháp kiểm kê theo định kỳ
Đầu kỳ, chuyển giá trị hàng hóa còn tồn từ cuối kỳ trước sang giá trị hàng tồn kho của kỳ hiện tại:
- Nợ TK 611: Mua hàng;
- Có TK 156: Hàng hoá.
Sau khi thực hiện kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho ở cuối kỳ:
- Nợ TK 156: Hàng hoá;
- Có TK 611: Mua hàng.
Sau khi kiểm tra số lượng và giá trị của hàng tồn kho vào cuối kỳ:
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán;
- Có TK 611: Mua hàng.
Việc nắm vững cách hạch toán hàng hóa tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và đảm bảo số liệu chính xác. Đừng ngần ngại áp dụng các phương pháp phù hợp để tối ưu hóa quy trình kế toán của bạn.
