Để tăng cường minh bạch trong hoạt động tài chính, đồng thời phù hợp với định hướng thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt của Chính phủ, Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã chính thức ban hành với nhiều điểm mới về quy định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là căn cứ quan trọng nhằm xác định điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng, chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và tính hợp pháp của các khoản chi.
Bài viết dưới đây sẽ giúp người nộp thuế, doanh nghiệp và tổ chức liên quan hiểu rõ hơn về các hình thức thanh toán hợp lệ, điều kiện chứng từ hợp pháp, cũng như những lưu ý khi thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định mới nhất.
Ngày 01/7/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024. Theo đó, tại Điều 26 của Nghị định, có quy định quan trọng về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Cụ thể, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh khi mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), kể cả hàng hóa nhập khẩu, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng mnh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15/5/2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán.
2. Các trường hợp đặc thù vẫn được khấu trừ thuế nếu đáp ứng điều kiện sau:
a) Trường hợp hàng hoá, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa hàng hoá, dịch vụ mua vào với hàng hoá dịch vụ bán ra, vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về thanh toán bù trừ giữa hàng hoá dịch vụ mua vào với hàng hoá, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Trường hợp bù trừ qua công nợ bên thứ ba phải có biên bản bù trừ công nợ của ba bên làm căn cứ khấu trừ thuế.
b) Trường hợp hàng hoá, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua bên thứ ba mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượng tiền dưới hình thức bằng văn bản được lập trước đó và phải có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay, cho mươn sang tài khoản của bên đi vay, đi mượn đối với khoản vay, mượn bằng tiền bao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hoá dịch vụ mua vào với khoản tiền mà bên bán hỗ trợ cho bên mua, hoặc nhờ bên mua cho hộ.
c) Trường hợp hàng hoá, dịch vụ mua vào uỷ quyền thanh toán cho bên thứ ba thanh toán không dùng tiền mặt (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán không dùng tiền mặt cho bên thứ ba do bên bán chỉ định) thì việc thanh toán theo uỷ quyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là tổ chức hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.
d) Trường hợp hàng hoá, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ bằng cổ phiếu, trái phiếu mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng mua bán dưới hình thức văn bản được lập trước đó.
đ) Trường hợp sau khi thực hiện các hình thức thanh toán nêu tại điểm a,b,b và d nêu trên mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ không dùng tiền mặt.
e) Trường hợp hàng hoá, dịch vụ mua vào được thanh toán không dùng tiền mặt vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện cưởng chế bằng biện pháp thu tiền, tài sản do tổ chức, cá nhân khác đang nắm giữ (theo Quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền) thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào xác định tương ứng với số tiền chuyển vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước.
g) Đối với hàng hoá, dịch vụ mua vào trả chậm, trả góp có giá trị hàng hoá dịch vụ mua từ 05 triệu trở lên cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ bằng văn bản, hoá đơn GTGT và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của hàng hoá, dịch vụ mua trả chậm, trả góp để khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Trường hợp chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt do chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng thì cơ sở kinih doanh vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Trường hợp đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng cơ sở kinh doanh không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì cơ sở kinh doanh phải kê khai, điều chỉnh giảm thuế thuế GTGT đầu vào được khấu trừ đối với phần giá trị hàng hoá, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt voà kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng.
h) Trường hợp giá trị hàng hoá, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 05 triệu đồng, hàng hoá, dịch vụ mua vào từng lần có hoá đơn dưới 05 triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hoá là quà biếu, quà tặng hàng mẫu không phải trả tiền của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài thì không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hoá, dịch vụ mua vào.
i) Trường hợp hàng hoá mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT được uỷ quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
3. Trường hợp chia nhỏ hóa đơn:
Trường hợp mua hàng hoá, dịch vụ của một người nộp thuế có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định nêu trên nhằm trách bị loại bỏ thuế giá tri gia tăng đầu vào được khấu trừ, gây thiệt hại không đáng có cho doanh nghiệp./.
Kết luận
Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP không chỉ góp phần minh bạch hóa các giao dịch tài chính mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp xác định chi phí hợp lý và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình thanh toán, cập nhật quy định mới và lưu trữ đầy đủ chứng từ hợp lệ theo từng hình thức thanh toán. Việc tuân thủ đúng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị loại chi phí, truy thu thuế và đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế một cách hiệu quả, bền vững.
