Trong hoạt động kinh doanh, việc lập và xuất hóa đơn đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít trường hợp kế toán hoặc doanh nghiệp vô tình lập hóa đơn sai thời điểm, dẫn đến bị xử phạt hành chính.
Vậy mức phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm là bao nhiêu? Quy định pháp luật hiện hành xử lý tình huống này ra sao và doanh nghiệp cần lưu ý gì để hạn chế sai sót? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật
Đối với hoạt động bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt doanh nghiệp đã thu tiền hay chưa. Quy định này áp dụng cho mọi trường hợp, bao gồm: bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu sung quỹ, cũng như hàng hóa thuộc dự trữ quốc gia.
Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ
-
Nguyên tắc chung: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa.
-
Trường hợp đặc biệt: Nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi thực hiện dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm thu tiền. Tuy nhiên, quy định này không áp dụng với khoản thu đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng trong các lĩnh vực như: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính – thuế, thẩm định giá, khảo sát – thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng.
Đối với trường hợp giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ nhiều lần
Khi hàng hóa được giao nhiều lần hoặc dịch vụ được bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn, thì mỗi lần giao hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn riêng cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng.
Lập hóa đơn sai thời điểm có được đưa vào chi phí hợp lý bị trừ hay không?
Căn cứ các quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, tham khảo Công văn 2731/TCT-CS năm 2016 về ghi nhận chi phí đối với hóa đơn lập không đúng thời điểm do Tổng cục Thuế ban hành và Công văn 2866/CT-TTHT năm 2019 về tính vào chi phí được trừ với hóa đơn xuất sai thời điểm do Cục Thuế thành phố Hà Nội.
Căn cứ các quy định trên:
Trường hợp Công ty mua hàng hóa, dịch vụ mà bên bán lập hóa đơn không đúng thời điểm quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, nếu việc mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh; đúng thực tế; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ; Công ty có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá từ 20 triệu đồng trở lên) thì Công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với số hóa đơn nêu trên.
Trường hợp qua xác minh nếu cơ quan thuế phát hiện Công ty không đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên thì Công ty không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với số hóa đơn này.
Đối với bên bán hàng hóa, dịch vụ: Bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, bị xử phạt vi phạm lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BTC
Vì vậy, đối với bên mua thì hóa đơn lập sai thời điểm sẽ được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, với điều kiện là việc mua bán là đúng thực tế; có hóa đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ; bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ. Còn đối với bên bán thì sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, tùy vào từng trường hợp mà mức phạt sẽ khác nhau.
Hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt bao nhiêu?
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ bị xử phạt hành chính bằng hình thức cảnh cáo hoặc phạt tiền, tùy vào tính chất và mức độ vi phạm. Cụ thể:
-
Phạt cảnh cáo: Áp dụng khi việc lập hóa đơn sai thời điểm không làm chậm nghĩa vụ nộp thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
-
Phạt tiền từ 3 triệu – 5 triệu đồng: Áp dụng khi hành vi lập hóa đơn sai thời điểm không làm chậm nghĩa vụ thuế (nhưng không có tình tiết giảm nhẹ).
-
Phạt tiền từ 4 triệu – 8 triệu đồng: Áp dụng cho các trường hợp còn lại theo khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Như vậy, mức phạt tối đa đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm có thể lên tới 8 triệu đồng.
