Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn là chứng từ quan trọng ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ và là cơ sở để doanh nghiệp kê khai, nộp thuế theo quy định. Trên mỗi tờ hóa đơn, các thông tin như ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và tên liên hóa đơn đóng vai trò then chốt, giúp nhận diện, quản lý và sử dụng hóa đơn đúng pháp luật.
Những yếu tố này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp minh bạch trong hoạt động kế toán, mà còn là căn cứ để cơ quan thuế giám sát, phòng ngừa rủi ro sai phạm. Hiện nay, các nội dung này được quy định cụ thể tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ do Bộ Tài chính ban hành.
Hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên từ 1 đến 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
-
Số 1: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
-
Số 2: Hóa đơn điện tử bán hàng;
-
Số 3: Hóa đơn điện tử bán tài sản công;
-
Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
-
Số 5: Các loại hóa đơn điện tử khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
-
Số 6: Các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn, gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm chữ viết và chữ số, phản ánh các thông tin về: hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn sử dụng. Cụ thể:
-
Ký tự đầu tiên: 01 chữ cái C hoặc K
-
C: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
-
K: hóa đơn điện tử không có mã.
-
-
Hai ký tự tiếp theo: 02 chữ số Ả Rập thể hiện năm lập hóa đơn (lấy theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch).
-
Ví dụ: năm 2022 là “22”, năm 2023 là “23”.
-
-
Ký tự tiếp theo: 01 chữ cái thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
-
T: Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng;
-
D: Hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù;
-
L: Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
-
M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền;
-
N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
-
B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
-
G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
-
H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
-
-
Hai ký tự cuối: Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý. Nếu không có nhu cầu phân biệt thì để mặc định “YY”.
Vị trí thể hiện: Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử được in ở góc trên bên phải (hoặc vị trí dễ nhận biết) trên bản thể hiện.
Ví dụ ký hiệu:
-
“1C22TAA”: Hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế, lập năm 2022, do doanh nghiệp/tổ chức đăng ký sử dụng;
-
“2C22TBB”: Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2022, do doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng;
-
“1C23LBB”: Hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế, lập năm 2023, do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
-
“1K23TYY”: Hóa đơn GTGT không có mã, lập năm 2023, do doanh nghiệp/tổ chức đăng ký sử dụng;
-
“1K22DAA”: Hóa đơn GTGT không có mã, lập năm 2022, hóa đơn điện tử đặc thù;
-
“6K22NAB”: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không có mã, lập năm 2022;
-
“6K22BAB”: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử không có mã, lập năm 2022.
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm (đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm).
Hóa đơn do Cục Thuế đặt in
Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in gồm 11 ký tự, phản ánh các thông tin về tên loại hóa đơn, số liên và số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu). Cấu trúc cụ thể:
-
Sáu (06) ký tự đầu tiên: Thể hiện tên loại hóa đơn, ví dụ:
-
01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng;
-
02GTTT: Hóa đơn bán hàng;
-
07KPTQ: Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan;
-
03XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
-
04HGDL: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
-
-
Một (01) ký tự tiếp theo: Là số tự nhiên 1, 2, 3… thể hiện số liên hóa đơn.
-
Một (01) ký tự tiếp theo: Là dấu “/” để phân cách.
-
Ba (03) ký tự cuối: Thể hiện số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn, bắt đầu từ 001 và tối đa đến 999.
Ký hiệu hóa đơn do Cục Thuế đặt in gồm 08 ký tự, phản ánh thông tin về Cục Thuế đặt in, năm in hóa đơn và ký hiệu quản lý. Cấu trúc cụ thể:
-
Hai (02) ký tự đầu tiên: Thể hiện mã của Cục Thuế đặt in (theo Phụ lục I.A ban hành kèm Thông tư).
-
Hai (02) ký tự tiếp theo: Là hai chữ cái in hoa (chọn trong 20 chữ cái: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y) – do cơ quan thuế xác định theo nhu cầu quản lý.
-
Một (01) ký tự tiếp theo: Là dấu “/” để phân cách.
-
Ba (03) ký tự cuối: Gồm hai chữ số thể hiện năm đặt in (lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch) và một chữ cái P để chỉ hóa đơn do Cục Thuế đặt in.
Ví dụ: năm 2022 thể hiện là “22P”, năm 2023 thể hiện là “23P”.
Ví dụ:
-
Ký hiệu mẫu hóa đơn: 01GTKT3/001
-
Ký hiệu hóa đơn: 01AA/22P
→ Được hiểu là mẫu số 001 của hóa đơn giá trị gia tăng, có 3 liên, do Cục Thuế TP. Hà Nội đặt in năm 2022.
-
Ký hiệu mẫu hóa đơn: 01GTKT3/001
-
Ký hiệu hóa đơn: 01AA/22P
→ Được hiểu là mẫu số 001 của hóa đơn giá trị gia tăng, có 3 liên, do Cục Thuế TP. Hà Nội đặt in năm 2022.
Liên hóa đơn
Liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn gồm 3 liên, được sử dụng với mục đích khác nhau:
-
Liên 1: Lưu tại đơn vị phát hành;
-
Liên 2: Giao cho người mua;
-
Liên 3: Sử dụng cho mục đích nội bộ.
Kết luận
Việc nắm rõ ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và tên liên hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đúng quy định pháp luật mà còn hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình phát hành, kê khai và lưu trữ. Đây là những yếu tố tưởng chừng nhỏ nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán, quản lý thuế và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Trong bối cảnh các quy định về hóa đơn – chứng từ thường xuyên được cập nhật, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi văn bản pháp luật mới nhất để áp dụng chính xác. Đồng thời, nên xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ nhằm quản lý hóa đơn hiệu quả, góp phần giảm rủi ro về thuế và tạo dựng uy tín lâu dài với khách hàng cũng như cơ quan quản lý.
