Trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, hóa đơn và chứng từ là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi nhận doanh thu, chi phí, thực hiện nghĩa vụ thuế và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Việc tuân thủ đúng quy định về phát hành, sử dụng hóa đơn, chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn tránh được nhiều rủi ro pháp lý.
Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn tồn tại tình trạng lợi dụng hóa đơn, chứng từ để trục lợi hoặc gian lận thuế. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, những trường hợp vi phạm này được xác định là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ và sẽ bị xử lý nghiêm theo pháp luật.
Hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là gì?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Luật Quản lý thuế 2019, hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân dùng hóa đơn, chứng từ không đúng quy định của pháp luật nhằm ghi nhận doanh thu, chi phí, kê khai thuế, thanh toán hoặc quyết toán.
Cụ thể, Khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã chỉ rõ: sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp như dùng hóa đơn giả, hóa đơn chưa phát hành hợp pháp, hóa đơn khống, hóa đơn quay vòng, hoặc sử dụng hóa đơn, chứng từ không phản ánh đúng bản chất của giao dịch… đều được coi là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.
Hiểu một cách đơn giản, đây là những hành vi lợi dụng hóa đơn, chứng từ để hợp thức hóa giao dịch, gian lận thuế hoặc che giấu sai phạm trong hoạt động kinh doanh.
Các hành vi bị coi là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ
Theo quy định pháp luật, những hành vi sau đây được xác định là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ:
-
Hóa đơn, chứng từ không đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn bị tẩy xóa, sửa chữa trái phép.
-
Hóa đơn, chứng từ khống, tức là đã ghi thông tin nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật (một phần hoặc toàn bộ); hoặc hóa đơn phản ánh sai giá trị thực tế, hóa đơn giả, hóa đơn lập khống.
-
Hóa đơn có sự chênh lệch về nội dung: giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc các tiêu thức bắt buộc giữa các liên hóa đơn không thống nhất.
-
Hóa đơn quay vòng: dùng nhiều lần khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông; hoặc sử dụng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.
-
Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn do cơ quan thuế phát hành và trường hợp được ủy nhiệm hợp pháp) nhằm hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc bán ra.
-
Hóa đơn, chứng từ đã bị cơ quan chức năng kết luận (cơ quan thuế, công an hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác) là không hợp pháp.
Biện pháp phòng tránh hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ
Để hạn chế rủi ro và tránh bị xử lý vi phạm, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân cần áp dụng đồng bộ nhiều giải pháp trong quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ. Một số biện pháp quan trọng gồm:
-
Tuân thủ nghiêm quy định pháp luật: Thực hiện đúng quy trình phát hành, lập, lưu trữ và sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.
-
Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn: Doanh nghiệp nên thường xuyên tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế để xác minh hóa đơn có hợp lệ, đã được phát hành hợp pháp hay chưa.
-
Tăng cường quản trị nội bộ: Thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khâu mua hàng, bán hàng đến kế toán, lưu trữ chứng từ để ngăn ngừa gian lận, nhất là từ phía nhân viên nội bộ.
-
Cập nhật kịp thời các quy định mới: Thường xuyên theo dõi văn bản pháp luật, thông báo từ cơ quan thuế để nắm rõ những thay đổi, tránh vô tình vi phạm.
-
Ứng dụng công nghệ trong quản lý hóa đơn: Sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng kết nối trực tiếp với hệ thống cơ quan thuế để giảm sai sót và tăng tính minh bạch.
Việc chủ động áp dụng các biện pháp phòng ngừa không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần xây dựng uy tín, tạo môi trường kinh doanh minh bạch và bền vững.
Kết luận
Hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ không chỉ vi phạm quy định pháp luật mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về tài chính, uy tín và trách nhiệm pháp lý cho doanh nghiệp. Việc tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ lợi ích hợp pháp của mình mà còn góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, lành mạnh. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần nâng cao ý thức, thường xuyên kiểm tra và chỉ sử dụng hóa đơn, chứng từ hợp pháp, đúng quy định để phát triển bền vững và an toàn.
