Trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thành lập chi nhánh để tăng khả năng quản lý và phân phối sản phẩm, dịch vụ hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, khi đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần xác định rõ hình thức hạch toán – độc lập hay phụ thuộc – vì đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến cách quản lý tài chính, nghĩa vụ thuế và trách nhiệm pháp lý của từng chi nhánh.
Vậy chi nhánh hạch toán độc lập là gì, hạch toán phụ thuộc là gì và sự khác biệt giữa hai hình thức này ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng hai loại hình hạch toán để lựa chọn phương án phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Khái niệm chi nhánh hạch toán độc lập, chi nhánh hạch toán phụ thuộc
Chi nhánh hạch toán độc lập là gì?
Chi nhánh hạch toán độc lập là đơn vị có bộ phận kế toán riêng, hoạt động tách biệt với trụ sở chính của doanh nghiệp về mặt tài chính và kế toán. Chi nhánh này có tư cách là một đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán, được tự xác định chi phí, doanh thu, thu nhập chịu thuế và thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cũng như lập báo cáo tài chính tại chi nhánh. Trụ sở chính có trách nhiệm lập báo cáo tài chính hợp nhất toàn doanh nghiệp.
Về pháp lý, chi nhánh hạch toán độc lập được cấp mã số thuế 13 chữ số, có con dấu riêng, tài khoản ngân hàng riêng, và có thể thực hiện các giao dịch tài chính độc lập tương tự như một doanh nghiệp thông thường.
Chi nhánh hạch toán phụ thuộc là gì?
Chi nhánh hạch toán phụ thuộc là đơn vị kế toán không độc lập, toàn bộ hoạt động tài chính, chứng từ kế toán và số liệu thu – chi tại chi nhánh sẽ được chuyển về công ty chủ quản để tổng hợp vào báo cáo tài chính chung của doanh nghiệp.
Về nguyên tắc, sổ sách kế toán của chi nhánh phụ thuộc là một phần trong hệ thống kế toán tổng thể của doanh nghiệp. Chi nhánh hạch toán phụ thuộc được chia thành hai loại:
-
Chi nhánh phụ thuộc cùng tỉnh: Trụ sở chính chịu trách nhiệm kê khai thuế, lập báo cáo tài chính và nộp thuế môn bài cho cả chi nhánh và công ty. Chi nhánh sử dụng chữ ký số của công ty chủ quản để thực hiện nghĩa vụ thuế.
-
Chi nhánh phụ thuộc khác tỉnh: Phải có con dấu riêng, chữ ký số riêng và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế GTGT, thuế TNCN và lệ phí môn bài tại địa phương nơi đặt chi nhánh. Tuy nhiên, việc quyết toán thuế TNDN và lập báo cáo tài chính cuối năm vẫn do công ty mẹ thực hiện tập trung.
Điểm giống nhau giữa chi nhánh hạch toán độc lập và chi nhánh hạch toán phụ thuộc
Mặc dù có sự khác biệt trong phương thức quản lý tài chính – kế toán, cả hai loại chi nhánh hạch toán độc lập và hạch toán phụ thuộc vẫn có những đặc điểm chung cơ bản sau:
-
Vốn hoạt động của chi nhánh, dù độc lập hay phụ thuộc, đều do công ty chủ quản cấp và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp mẹ.
-
Cơ cấu tổ chức và nhân sự tại chi nhánh do công ty chủ quản quyết định và điều hành.
-
Lợi nhuận sau thuế phát sinh từ hoạt động của chi nhánh đều thuộc quyền sở hữu của công ty mẹ, không được phân chia riêng lẻ cho chi nhánh.
-
Bộ phận kế toán của chi nhánh, dù là đơn vị kế toán độc lập hay phụ thuộc, đều nằm trong hệ thống kế toán chung của doanh nghiệp.
-
Trong trường hợp công ty chủ quản giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, chi nhánh cũng buộc phải ngừng hoạt động theo.
-
Mọi hoạt động của chi nhánh đều được triển khai theo sự phân công, sắp xếp và ủy quyền từ công ty chủ quản, không có quyền tự quyết hoàn toàn.
Phân biệt chi nhánh hạch toán độc lập và chi nhánh hạch toán phụ thuộc
Ngoài những điểm giống nhau trên, chi nhánh hạch toán độc lập và chi nhánh hạch toán phụ thuộc còn có nhiều điểm khác biệt. Chi tiết sự khác biệt giữa 2 chi nhánh này như sau:
Kê khai và nộp thuế môn bài cho chi nhánh
| Chi nhánh hạch toán độc lập | Chi nhánh hạch toán phụ thuộc | |
| Khác tỉnh/thành phố với trụ sở chính | Cùng tỉnh/thành phố với trụ sở chính | |
| Kê khai và nộp thuế môn bài tại cơ quan thuế của chi nhánh | Kê khai, nộp lệ phí môn bài tại cơ quan thuế của chi nhánh | Kê khai, nộp lệ phí môn bài tại cơ quan thuế của trụ sở chính |
Kê khai và nộp thuế GTGT cho chi nhánh
| Chi nhánh hạch toán độc lập | Chi nhánh hạch toán phụ thuộc | |
| Khác tỉnh/thành phố với trụ sở chính | Cùng tỉnh/thành phố với trụ sở chính | |
| Kê khai và nộp thuế GTGT tại cơ quan thuế của chi nhánh | Kê khai và nộp thuế GTGT tại cơ quan thuế của chi nhánh | Kê khai và nộp thuế GTGT trực tiếp tại cơ quan thuế của trụ sở chính |
Trường hợp chi nhánh hạch toán phụ thuộc cùng tỉnh/thành phố với trụ sở chính có con dấu riêng, có tài khoản ngân hàng riêng, trực tiếp bán hàng, kê khai đầy đủ thuế GTGT đầu vào và đầu ra, có nhu cầu sử dụng hóa đơn riêng và nộp thuế riêng thì đăng ký kê khai và nộp thuế tại cơ quan quản lý của chi nhánh.
Đối với lĩnh vực nhà hàng, ăn uống, karaoke, massage thì nơi doanh nghiệp kê khai và nộp thuế GTGT sẽ do Cục trưởng Cục Thuế tại địa phương quyết định.
Nộp thuế TNDN cho chi nhánh
| Chi nhánh hạch toán độc lập | Chi nhánh hạch toán phụ thuộc | |
| Khác tỉnh/thành phố với trụ sở chính | Cùng tỉnh/thành phố với trụ sở chính | |
| Kê khai độc lập, không liên quan đến hiệu quả kinh doanh của các chi nhánh khác hay của cả công ty | Chuyển chứng từ, số liệu về công ty chủ quản và kê khai chung với các chi nhánh khác | |
Con dấu chi nhánh
| Chi nhánh hạch toán độc lập | Chi nhánh hạch toán phụ thuộc | |
| Khác tỉnh/thành phố với trụ sở chính | Cùng tỉnh/thành phố với trụ sở chính | |
| Phải có | Phải có | Có thể có hoặc không |
Đăng ký hóa đơn điện tử cho chi nhánh
| Chi nhánh hạch toán độc lập | Chi nhánh hạch toán phụ thuộc | |
| Khác tỉnh/thành phố với trụ sở chính | Cùng tỉnh/thành phố với trụ sở chính | |
| Phải có | Có thể có hoặc không. Khi cần có thể xuất hóa đơn từ công ty chủ quản | |
Mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh
| Chi nhánh hạch toán độc lập | Chi nhánh hạch toán phụ thuộc | |
| Khác tỉnh/thành phố với trụ sở chính | Cùng tỉnh/thành phố với trụ sở chính | |
| Phải có | Phải có | Không bắt buộc nhưng để thuận tiện cho việc kinh doanh thì chi nhánh nên mở tài khoản ngân hàng |
Mua chữ ký số cho chi nhánh
| Chi nhánh hạch toán độc lập | Chi nhánh hạch toán phụ thuộc | |
| Khác tỉnh/thành phố với trụ sở chính | Cùng tỉnh/thành phố với trụ sở chính | |
| Phải có | Phải có | Có thể có hoặc không |
Báo cáo tài chính (BCTC) cuối năm
| Chi nhánh hạch toán độc lập | Chi nhánh hạch toán phụ thuộc | |
| Khác tỉnh/thành phố với trụ sở chính | Cùng tỉnh/thành phố với trụ sở chính | |
| Tự kê khai và nộp tại cơ quan thuế của chi nhánh | Chi nhánh làm báo cáo thuế hàng quý nhưng công ty chủ quản sẽ quyết toán BCTC cuối năm. Nộp BCTC tại cơ quan thuế của công ty chủ quản | Công ty chủ quản phụ trách kê khai và nộp BCTC cho cơ quan quản lý thuế nơi đặt chi nhánh |
Về chế độ kế toán của chi nhánh
Chế độ kế toán giữa chi nhánh hạch toán độc lập và hạch toán phụ thuộc có sự khác biệt rõ rệt. Với chi nhánh hạch toán độc lập, bộ phận kế toán tại chi nhánh được xem là một đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
Chi nhánh này có trách nhiệm tự tổ chức ghi sổ kế toán, kê khai thuế, lập báo cáo tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế độc lập như một doanh nghiệp riêng biệt tại địa phương. Ngược lại, đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc, số liệu kế toán tại chi nhánh chỉ là một phần trong hệ thống kế toán của công ty mẹ.
Mọi hóa đơn, chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí phát sinh tại chi nhánh sẽ được chuyển về trụ sở chính để tổng hợp, kê khai và quyết toán thuế tập trung. Việc này giúp đảm bảo tính thống nhất trong quản lý tài chính của toàn doanh nghiệp.
Thành lập chi nhánh nên chọn hạch toán độc lập hay hạch toán phụ thuộc?
Khi tiến hành đăng ký thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa hai hình thức hạch toán: độc lập và phụ thuộc. Việc lựa chọn hình thức hạch toán không chỉ ảnh hưởng đến cơ chế quản lý tài chính – kế toán, mà còn quyết định các nghĩa vụ pháp lý đi kèm như: kê khai và nộp lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN, việc lập báo cáo tài chính (BCTC), cũng như các thủ tục liên quan đến con dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử và mở tài khoản ngân hàng riêng.
Mỗi mô hình đều có những ưu – nhược điểm riêng, phù hợp với mục tiêu vận hành và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Phần dưới đây sẽ giúp bạn phân tích rõ các đặc điểm của từng hình thức hạch toán để lựa chọn giải pháp tối ưu khi mở rộng hệ thống chi nhánh.
Chi nhánh hạch toán độc lập
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| Sổ sách, chứng từ độc lập, rõ ràng nên dễ dàng trong việc quản lý chi phí và phân tích tình hình lỗ lãi của chi nhánh cũng như của công ty. | – Phải tự kê khai, tự thực hiện các loại báo cáo: BCTC, báo cáo thuế và các loại báo cáo khác cho cơ quan chức năng. – Mọi hồ sơ, sổ sách kế toán đều phải được làm và lưu trữ riêng. – Phát sinh chi phí quản lý, tổ chức nhân sự ở bộ phận kế toán. |
Chi nhánh hạch toán phụ thuộc
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| – Chỉ cần tập hợp chứng từ, số liệu cuối tháng gửi về cho công ty chủ quản. – Dễ quản lý, điều hành do giảm một số nghĩa vụ kế toán như lập các loại báo cáo. – Tiết kiệm được chi phí tuyển dụng, chi phí lương vì không cần mở thêm bộ phận kế toán. |
– Phụ thuộc hoàn toàn vào công ty chủ quản. – Khó quản lý chi phí, lỗ lãi và các chứng từ liên quan. |
Hiện nay, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức chi nhánh hạch toán độc lập hay phụ thuộc. Vì vậy, việc lựa chọn phụ thuộc hoàn toàn vào quy mô hoạt động, cơ cấu tổ chức và mục tiêu vận hành của từng doanh nghiệp.
-
Nếu chi nhánh dự kiến hoạt động với quy mô nhỏ, số lượng giao dịch ít hoặc đặt tại cùng tỉnh/thành với trụ sở chính, thì hạch toán phụ thuộc là lựa chọn hợp lý. Hình thức này giúp đơn giản hóa thủ tục thuế, kế toán, tiết kiệm chi phí vận hành và nhân sự kế toán.
-
Ngược lại, nếu chi nhánh được thành lập tại tỉnh/thành phố khác và có nhu cầu hoạt động gần như một doanh nghiệp độc lập, có khả năng phát sinh nhiều giao dịch tài chính, thì nên chọn hạch toán độc lập. Điều này giúp minh bạch dòng tiền, dễ dàng quản lý lỗ – lãi và đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng chi nhánh.
Lưu ý quan trọng:
Doanh nghiệp có thể thay đổi hình thức hạch toán của chi nhánh trong quá trình hoạt động. Quy trình gồm 2 bước:
-
Bước 1: Nộp hồ sơ thay đổi hình thức hạch toán tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
-
Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp và thực hiện các thủ tục kế toán – thuế liên quan.
Việc lựa chọn đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp vận hành chi nhánh hiệu quả, tránh phát sinh thủ tục điều chỉnh phức tạp về sau.
