Ngày 25/06/2024, Chính phủ đã ban hành Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định về việc định danh điện tử cho các cá nhân, tổ chức đang ở trên lãnh thổ Việt Nam. Theo quy định, bên cạnh việc làm định danh điện tử của cá nhân thì các cơ quan, tổ chức cũng phải đăng ký tài khoản định danh điện tử để thực hiện các dịch vụ công, giải quyết thủ tục hành chính.
1 Danh tính điện tử Doanh nghiệp là gì ?
Theo Điều 6 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, danh tính điện tử giống như một “Căn cước công dân” của doanh nghiệp, bao gồm những thông tin cơ bản của doanh nghiệp:
a) Số định danh của cơ quan, tổ chức;
b) Tên cơ quan, tổ chức gồm tên tiếng Việt, tên viết tắt (nếu có) và tên tiếng nước ngoài (nếu có);
c) Ngày, tháng, năm thành lập;
d) Địa chỉ trụ sở chính;
đ) Mã số thuế (nếu có);
e) Mã số doanh nghiệp (nếu có);
g) Mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức (nếu có);
h) Họ, chữ đệm và tên, số định danh cá nhân (hoặc số định danh của người nước ngoài) của người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức.
Số định danh của cơ quan, tổ chức là dãy số tự nhiên duy nhất do hệ thống định danh và xác thực điện tử xác lập để quản lý danh tính điện tử của một cơ quan, tổ chức.
2. Tại sao Doanh nghiệp cần phải định danh điện tử ?
Danh tính điện tử là thông tin của một doanh nghiệp trong hệ thống định danh và xác thực điện tử cho phép xác định duy nhất doanh nghiệp đó trên môi trường điện tử.
Việc định danh điện tử giúp tiết kiệm chi phí với những việc liên quan đến thủ tục hành chính của doanh nghiệp, giảm bớt các giấy tờ, chi phí và thời gian đối với các thủ tục khi những thông tin của doanh nghiệp đã được “tích hợp” trong một tài khoản định danh riêng. Khi có tài khoản định danh điện tử, doanh nghiệp sẽ được sử dụng các dịch vụ điện tử, nắm bắt các thông tin liên quan một cách nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp, ngoài ra, việc này còn làm cải thiện hình ảnh, thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Ngoài ra, doanh nghiệp khi thực hiện định danh điện tử đã góp phần hỗ trợ quá trình quản lý của các cơ quan có thẩm quyền trở nên dễ dàng, Nhà nước có thể theo dõi, giám sát hoạt động doanh nghiệp chặt chẽ hơn, tạo ra sự minh bạch trong hoạt động, giảm thiểu tình trạng tham nhũng và có những chính sách về thuế phù cho cho các doanh nghiệp.
3. Nếu doanh nghiệp không đăng ký định danh điện tử có bị phạt không?
Hiện nay, chưa có quy định về việc bắt buộc phải đăng ký định danh điện tử của doanh nghiệp và cũng không có quy định xử phạt về việc này, tuy nhiên, theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, tài khoản được tạo lập bởi Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp chỉ được sử dụng đến hết ngày 30 tháng 06 năm 2025 – tức là từ ngày 01 tháng 07 năm 2025. Những tài khoản mà doanh nghiệp đã đăng ký trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp sẽ không sử dụng được nữa mà phải sử dụng tài khoản định danh điện tử trên VNeID.
Vì thế, nếu như không đăng ký tài khoản định danh điện tử trên VNeID thì doanh nghiệp sẽ khó có thể kết nối được với các thông tin hữu ích và gặp rất nhiều khó khăn trong các hoạt động của doanh nghiệp.
4. Trình tự, thủ tục đăng ký tài khoản định danh điện tử doanh nghiệp
Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ – CP, trình tự, thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử đối với doanh nghiệp được thực hiện như sau:
Cách 1: Đăng ký tài khoản định danh điện tử trực tuyến
Nộp hồ sơ trực tuyến: người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 của mình đăng nhập Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID), nhấn vào mục định danh tổ chức trên tài khoản của mình. Sau đó cung cấp các thông tin theo hướng dẫn và gửi yêu cầu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp sau khi được sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật khác của doanh nghiệp (nếu có).
Cách 2: Đăng ký tài khoản định danh điện tử trực tiếp
Đối với những doanh nghiệp không thể thực hiện đăng ký qua ứng dụng VNeID, phương thức đăng ký trực tiếp tại cơ quan quản lý định danh hoặc cơ quan quản lý căn cước công dân
Các bước thực hiện:
Bước 1: Kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử (Mẫu TK02)
- Doanh nghiệp cần điền thông tin vào Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử (theo mẫu TK02) do Bộ Công an cung cấp.
- Mẫu phiếu này có thể tải từ website của Bộ Công an hoặc lấy trực tiếp tại các cơ quan công an.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu cần thiết
- Bao gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (có công chứng), giấy ủy quyền (nếu có), các giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật và một số tài liệu khác.
Lưu ý: các giấy tờ phải được công chứng hoặc sao y bản chính theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan cơ quan quản lý định danh hoặc cơ quan quản lý căn cước công dân tại địa phương
- Doanh nghiệp mang bộ hồ sơ đầy đủ đến Cơ quan Công an phường hoặc Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội để nộp hồ sơ.
- Cán bộ công an sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
Bước 4: Xét duyệt và cấp tài khoản định danh điện tử
- Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cơ quan công an sẽ tiến hành kiểm tra và xét duyệt. Doanh nghiệp sẽ nhận kết quả qua email hoặc sẽ được thông báo qua hệ thống.
- Sau khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ được cấp tài khoản định danh điện tử để sử dụng cho các giao dịch hành chính trực tuyến.
5. Kết luận:
Từ ngày 01/07/2025, tất cả doanh nghiệp phải có tài khoản định danh điện tử để thực hiện các giao dịch hành chính công trực tuyến. Đăng ký tài khoản định danh điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý mà còn là bước đi quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro không đáng có.
Việc sở hữu tài khoản định danh điện tử là một bước quan trọng trong việc chuyển đổi số của doanh nghiệp, giúp việc giao dịch và thực hiện các thủ tục hành chính trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Để tránh những rủi ro không đáng có sau ngày 01/07/2025, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các thủ tục định danh điện tử càng sớm càng tốt.
