Khi vừa tốt nghiệp và bước vào nghề kế toán, các bạn trẻ thường gặp nhiều thách thức, từ việc thích nghi với môi trường làm việc thực tế đến việc nắm vững các kỹ năng cần thiết. Dưới đây là những điều mà kế toán mới ra trường cần phải biết để có thể nhanh chóng hòa nhập và phát triển trong nghề.
I. Kế toán Nội bộ:
Bước chân vào nghề kế toán, các bạn trẻ không chỉ cần nắm vững kiến thức lý thuyết mà còn phải đối mặt với hàng loạt công việc hành chính, quản lý văn thư, và những nhiệm vụ không tên khác. Dưới đây là những hướng dẫn cụ thể giúp các bạn kế toán mới ra trường quản lý công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
1. Quản Lý Văn Thư, Hành Chính
Một trong những công việc đầu tiên mà kế toán phải đối diện hàng ngày là quản lý văn thư và hành chính. Để làm tốt điều này, các bạn cần:
- Sắp xếp khoa học: Hãy tổ chức giấy tờ, hồ sơ một cách ngăn nắp và có hệ thống. Phân loại theo các tiêu chí như loại tài liệu, ngày tháng hoặc mức độ quan trọng để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
- Bảo quản con dấu: Nếu được giao nhiệm vụ quản lý con dấu doanh nghiệp, hãy cất giữ cẩn thận và học cách đóng dấu đúng quy định trên từng loại văn bản như công văn, hợp đồng, hóa đơn, phiếu ủy nhiệm chi (UNC), hoặc séc tiền mặt. Khi mới bắt đầu, các bạn nên đóng dấu nháp trước khi đóng dấu chính thức để tránh sai sót.
2. Lưu Trữ Hồ Sơ
Công việc lưu trữ hồ sơ đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn thận. Bạn cần:
- Phân loại hồ sơ: Chia hồ sơ thành các nhóm theo từng loại hoặc thời gian.
- Sắp xếp theo trình tự: Đặt các tài liệu theo thứ tự thời gian hoặc theo từng dự án để dễ dàng theo dõi và kiểm tra.
3. Xử Lý Các Công Việc Không Tên
Ngoài những nhiệm vụ chính, các kế toán viên cũng phải xử lý các công việc không tên như:
- Đặt vé máy bay: Chuẩn bị vé cho sếp hoặc nhân viên đi công tác.
- Gọi điện cho nhà cung cấp: Xử lý các vấn đề phát sinh như hỏng điện thoại, đường nước, hoặc nhà vệ sinh. Hãy lưu lại số điện thoại của các nhà cung cấp ngay lần đầu tiên để dễ dàng liên hệ khi cần.
4. Quản Lý Hợp Đồng Và Báo Giá
Đối với mua hàng:
- Lựa chọn nhà cung cấp: Nếu doanh nghiệp chưa có sẵn nhà cung cấp, hãy tìm kiếm từ 2 đến 3 nhà cung cấp phù hợp và yêu cầu họ gửi báo giá.
- So sánh báo giá: Lập bảng so sánh báo giá của các nhà cung cấp để trình sếp duyệt.
- Hoàn tất đơn đặt hàng: Sau khi duyệt báo giá và ký hợp đồng, bạn chỉ cần liên hệ đặt hàng mỗi khi có nhu cầu. Khi nhận hàng, nhớ kiểm tra các hồ sơ đi kèm như phiếu xuất kho, biên bản giao hàng, và hóa đơn GTGT (nếu có).
Đối với bán hàng:
- Lập báo giá: Gửi báo giá cho khách hàng, sau đó tiếp nhận đơn đặt hàng (nếu có), lập hợp đồng và xuất hàng.
- Xuất hóa đơn GTGT: Nếu có, lập hóa đơn GTGT khi xuất hàng cho khách.
5. Công Việc Kế Toán Hàng Ngày
Kế toán viên mới cần nắm rõ những nhiệm vụ cơ bản như:
- Kế toán thanh toán và công nợ: Lập phiếu thu, chi, UNC để thanh toán, theo dõi công nợ của khách hàng, nhà cung cấp, và nhân viên. Cuối ngày, chốt sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu với sổ phụ ngân hàng.
- Kế toán vật tư, hàng hóa: Lập phiếu nhập, xuất và theo dõi nhập, xuất kho. Tổng hợp báo cáo tồn kho cuối tháng.
- Tính lương và hạch toán lương: Cuối tháng, tính lương và hạch toán các khoản trích theo lương. Chi lương khi có chỉ đạo từ sếp.
- Theo dõi tài sản cố định và công cụ dụng cụ: Phân bổ và ghi nhận cuối tháng.
- Tính giá thành: Tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm đối với doanh nghiệp sản xuất, hoặc dịch vụ đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ.
- Tính kết quả lãi lỗ: Tổng hợp các số liệu để xác định kết quả kinh doanh cuối cùng.
Kế toán là một nghề yêu cầu sự cẩn thận, chính xác và kỹ năng quản lý thời gian tốt. Những hướng dẫn trên sẽ giúp các kế toán viên mới ra trường nắm vững các công việc cần thiết và phát triển sự nghiệp một cách bền vững. Hãy luôn sẵn sàng học hỏi và tích lũy kinh nghiệm để có thể đối mặt với mọi thử thách trong công việc.
II. Kế toán thuế
1. Kiểm Tra Chứng Từ Và Hồ Sơ Pháp Lý Của Doanh Nghiệp (DN)
- Kiểm Tra Ngành Nghề Kinh Doanh
Trước hết, kế toán cần kiểm tra ngành nghề kinh doanh trên giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp xem có phù hợp với hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ không. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp đang hoạt động đúng ngành nghề đã đăng ký và không vi phạm quy định pháp luật. - Kiểm Tra Vốn Góp
Đối chiếu số vốn góp thực tế với số vốn đã đăng ký trên giấy phép kinh doanh (ĐKKD) và kiểm tra số dư tài khoản 4111. Nếu doanh nghiệp chưa góp đủ vốn, cần có kế hoạch và lộ trình góp vốn theo đúng quy định. - Kiểm Tra Mẫu 06/GTGT
Xác minh thời gian áp dụng thuế theo phương pháp khấu trừ, đặc biệt với doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm. Điều này liên quan đến việc khai báo và nộp thuế GTGT theo đúng quy định. - Kiểm Tra Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn
Đảm bảo doanh nghiệp đã gửi thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng hóa đơn trong giao dịch kinh doanh. Nếu sử dụng hóa đơn trước khi thông báo phát hành, doanh nghiệp có thể bị phạt vi phạm. - Kiểm Tra Đăng Ký Phương Pháp Trích Khấu Hao
Kiểm tra xem doanh nghiệp đã đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 45/2013/TT-BTC chưa. Đây là cơ sở để thực hiện đúng quy trình khấu hao tài sản cố định hàng năm. - Kiểm Tra Đăng Ký Sử Dụng Tài Khoản Ngân Hàng
Xác minh rằng doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế. Tất cả các giao dịch tài chính quan trọng của doanh nghiệp cần được thực hiện qua tài khoản ngân hàng đã đăng ký.
2. Công Việc Kế Toán Hàng Tháng/Quý
- Khai Báo Thuế
Hàng tháng hoặc hàng quý, kế toán cần khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) (nếu có), lập báo cáo sử dụng hóa đơn, tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm nộp (nếu có). Lưu ý thời hạn nộp thuế là ngày 20 của tháng sau đối với báo cáo tháng, và ngày 30 của tháng tiếp theo đối với báo cáo quý. - Hạch Toán Kế Toán Thuế
- Đầu năm: Lập bút toán kết chuyển lợi nhuận năm nay về lợi nhuận năm trước.
- Trích thuế môn bài: Đầu năm thực hiện trích thuế môn bài và ghi nhận vào sổ sách.
- Hạch toán hóa đơn: Thực hiện hạch toán hóa đơn đầu vào, chi phí và các chứng từ khác liên quan.
- Hạch toán chứng từ ngân hàng: Ghi nhận các giao dịch qua ngân hàng vào sổ kế toán.
- Kết chuyển thuế GTGT: Thực hiện kết chuyển thuế GTGT, theo nguyên tắc kết chuyển số thuế có giá trị nhỏ.
- Kiểm Tra Thuế
- Thuế đầu vào: Đối chiếu bảng kê mua vào trong báo cáo thuế với phát sinh nợ tài khoản 133 trên bảng cân đối tài khoản.
- Thuế đầu ra: Đối chiếu bảng kê bán ra trong báo cáo thuế với phát sinh có tài khoản 3331 trên bảng cân đối tài khoản.
- Kiểm tra tổng hợp thuế: Đối chiếu các chỉ tiêu phát sinh trên tờ khai thuế tổng hợp với số dư tài khoản 133 và 3331 trên bảng cân đối tài khoản.
- Tính Giá Vốn Hàng Tồn Kho
Kiểm tra số tiền tồn trên bảng tổng hợp hàng tồn kho và đối chiếu với số dư nợ tài khoản 156 trên bảng cân đối tài khoản. - Kiểm Tra Công Nợ
Đối chiếu số tiền bên dư nợ của bảng tổng hợp công nợ với số tiền bên dư nợ của các tài khoản công nợ tương ứng (TK 131, 331, 141, 138,…). Tương tự, kiểm tra số tiền dư có. - Lập Bảng Phân Bổ Chi Phí
- Chi phí trả trước ngắn hạn: Cuối tháng lập bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn và đối chiếu với dư nợ tài khoản 142.
- Chi phí trả trước dài hạn và chi phí công cụ dụng cụ (CCDC): Đối chiếu với dư nợ tài khoản 242.
- Lập Bảng Phân Bổ Khấu Hao
Cuối tháng, lập bảng phân bổ khấu hao và đối chiếu với bảng cân đối tài khoản. Đối chiếu số dư nợ tài khoản 2111 và số dư có tài khoản 214 với giá trị nguyên giá và khấu hao lũy kế cuối kỳ. - Tính Lương Và Trích BHXH
Cuối tháng, tính toán lương, hạch toán lương và trích các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH) theo quy định. Sau đó, thực hiện chi lương cho nhân viên.
Việc nắm vững các công việc kiểm tra và hạch toán hàng tháng là điều rất quan trọng đối với kế toán mới ra trường. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn giúp kế toán thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả. Hãy luôn duy trì tinh thần học hỏi và cẩn thận trong từng nghiệp vụ để phát triển nghề nghiệp bền vững.
