Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn được phát hành không cần CQT cấp mã.

• Bắt buộc sử dụng từ 01/07/2022. Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn bởi Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Tiết kiệm 75% Chi phí liên quan tới Hóa đơn hàng năm của Doanh nghiệp.
• Không còn nỗi lo mất mát, hỏng, bị mờ hoặc bay mất thông tin và bảo quản hóa đơn cho Doanh nghiệp.
• Chuyển hóa đơn cho khách hàng chưa bao giờ đơn giản đến thế. Điều này giúp Doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình thanh toán và thu hồi công nợ.
• Dễ dàng tra cứu và tìm kiếm hóa đơn mà không phải vào kho lưu trữ để tìm kiếm hóa đơn gốc.
• Công tác hướng dẫn, chuyển giao nghiệp vụ quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng.

• Tính pháp lý của hóa đơn điện tử là các thông tin được thể hiện trong file XML, bản in PDF không có giá trị pháp lý chỉ là bản thể hiện thông tin nội dung trên file XML. Việc thể hiện thông tin trên file PDF cần hiện thị đúng và đủ thông tin trong file XML không thể hiện sai thông tin có trong file XML. (Căn cứ điều 7 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)
• Hóa đơn điện tử được sử dụng cho các loại hóa đơn, chứng từ như Hóa đơn Giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn xuất khẩu, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho, Chứng từ thuế TNCN và các loại Hóa đơn khác theo quy định.
• Các hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của CQT chuyển đầy đủ đều phải gửi đến CQT trước khi phát hành để kiểm tra tính hợp lệ về mặt dữ liệu. Hóa đơn xuất thành công là hóa đơn có thể tra cứu được trên cổng thông tin của CQT hoặc Quý khách hàng có thể tra cứu và kiểm tra tại trang: kiemtrahoadon.vn 

• Số lượng sử dụng hóa đơn nhiều. Sử dụng càng nhiều lợi ích càng lớn
• Thường xuyên phải gửi hóa đơn cho khách hàng bằng Chuyển phát nhanh hoặc Hóa đơn không được bộ phận chuyên trách sử dụng và bảo quản.
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều cửa hàng hay nhiều điểm xuất hóa đơn phân tán.
• Doanh nghiệp hiện đang sử dụng phương pháp lập hóa đơn bằng tay.
• Dễ dàng quản lý hóa đơn, tránh được sai sót về báo cáo

• Tích hợp quy trình trình ký và duyệt hóa đơn trước khi ký điện tử để xuất hóa đơn.
• Tích hợp giải pháp ký theo lô (ký nhiều hóa đơn một lúc) không phân biệt hình thức áp dụng Phân tán hay tập trung.
• Tích hợp quy trình lập hóa đơn và gửi SMS / Email trực tiếp cho khách hàng nhanh chóng.
• Tích hợp Module Quản lý Hóa đơn đầu vào. Giúp Quản lý toàn diện Hóa đơn điện tử.
• Tích hợp giải pháp bảo mật thông tin gốc, giúp tránh bị lộ thông tin khi dữ liệu về hóa đơn bị hack.
• Hệ thống Server Tin cậy với giải pháp tổng thể về FailseOver, DDos và DR.
• Giải pháp Hóa đơn điện tử M-Invoice tích hợp với hơn 70 hệ thống phần mềm như: Phần mềm ERP, Phần mềm kế toán, Quản lý bệnh viện, trường học, phần mềm bán hàng ..v..v…

• Tâm Toàn Việt Tiên phong cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Các Doanh nghiệp lớn đã lựa chọn còn bạn thì sao?
• Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice được Tổng cục thuế thẩm định.
• Tâm Toàn Việt là đơn vị duy nhất hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực Hóa đơn điện tử. Không chỉ là nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử Tâm Toàn Việt còn là tổ chức ký hợp đồng trực tiếp với TCT về việc truyền, nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• 10 năm kinh nghiệm sản xuất phần mềm và các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp – 07 năm xây dựng Phần mềm hóa đơn điện tử.
• Kinh nghiệm cung cấp phần mềm hóa đơn cho nhiều Doanh nghiệp, nhiều loại hình và có số lượng xuất hóa đơn lớn lên đến 10.000.000 hóa đơn 01 ngày.
• Tâm Toàn Việt Hỗ trợ khách hàng 24/7. Có mục chat trực tiếp gặp kỹ thuật không phải gọi điện.

• Luật Giao dịch điện tử (số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005).
• Nghị định 51/2010/NĐ-CP về Hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ.
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP về Hóa đơn điện tử Bắt buộc các Doanh nghiệp áp dụng tử 2020.
• Thông tư 32/2011/TT-BTC về Khởi tạo, phát hành và sử dụng Hóa đơn điện tử.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về Hướng dẫn Hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC Hướng dẫn thi hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được áp dụng đồng bộ trên toàn quốc và trở thành yêu cầu bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh có nghĩa vụ kê khai thuế.

Đối tượng áp dụng bao gồm:

• Các tổ chức đáp ứng đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng;

• Đơn vị đã trang bị chữ ký điện tử hợp lệ theo quy định pháp luật;

• Có hạ tầng kỹ thuật phù hợp như: địa điểm làm việc, hệ thống mạng, đường truyền và thiết bị truyền nhận dữ liệu, đảm bảo khả năng khởi tạo, kiểm soát, lưu trữ và khai thác hóa đơn điện tử;

• Đội ngũ nhân sự có đủ năng lực chuyên môn để triển khai và quản lý việc lập, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử đúng chuẩn.

Theo Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế (CQT) là đã có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử ngay sau khi được phê duyệt. Quy trình này không yêu cầu doanh nghiệp khai báo số lượng hóa đơn dự kiến sử dụng và cũng không cần thực hiện thủ tục hủy nếu không còn nhu cầu. Việc đăng ký được thực hiện thông qua các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc đơn vị truyền nhận được CQT chấp thuận.

Một số điểm đáng lưu ý về hóa đơn điện tử theo quy định mới:

• Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký loại hóa đơn sử dụng, không phải khai báo mẫu số, ký hiệu hay số lượng cụ thể. Các yếu tố này sẽ được đơn vị cung cấp như M-Invoice hỗ trợ thiết kế, phát hành và đảm bảo định dạng hiển thị theo chuẩn;

• Có thể sử dụng đồng thời nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, giúp dự phòng khi xảy ra sự cố kỹ thuật từ một bên cung cấp;

• Không còn khái niệm “bản in chuyển đổi” sang giấy. Bản in từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị tham khảo và lưu trữ nội bộ, không có giá trị pháp lý, căn cứ theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.