Trong bối cảnh cạnh tranh nhân sự ngày càng khốc liệt, phúc lợi cho nhân viên không còn là một “tiện ích phụ” mà trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giữ chân nhân sự, nâng cao hiệu quả công việc và xây dựng văn hóa tổ chức bền vững. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn: những khoản chi phúc lợi này có phải chịu thuế hay không, và làm thế nào để vừa chăm lo cho nhân viên, vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật?
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ chi phí phúc lợi cho nhân viên là gì, các hình thức phổ biến, cũng như hướng dẫn cách xác định khoản nào chịu thuế, khoản nào không, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và tối ưu chi phí.
Chi phí phúc lợi cho nhân viên là gì?
Chi phí phúc lợi cho nhân viên là các khoản chi mà doanh nghiệp thực hiện nhằm chăm lo đời sống, nâng cao phúc lợi và động lực làm việc cho nhân viên. Theo Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, chi phí phúc lợi được xác định là các khoản chi trực tiếp, bao gồm:
-
Chi đám hiếu, đám cưới của nhân viên và gia đình nhân viên.
-
Chi nghỉ mát, du lịch để nâng cao tinh thần làm việc và gắn kết nhân viên.
-
Chi hỗ trợ điều trị, khám bệnh cho nhân viên khi ốm đau hoặc gặp sự cố sức khỏe.
-
Chi hỗ trợ học tập, đào tạo, bổ sung kiến thức nhằm nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng nghề nghiệp cho nhân viên.
-
Chi hỗ trợ gia đình nhân viên khi bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch bệnh, địch họa, tai nạn hoặc bệnh tật.
-
Chi khen thưởng cho con của nhân viên có thành tích học tập tốt, khuyến khích tinh thần học tập và gia đình hạnh phúc.
-
Chi hỗ trợ đi lại trong các ngày lễ, tết nhằm đảm bảo điều kiện sinh hoạt và di chuyển thuận tiện cho nhân viên.
-
Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho nhân viên (không bao gồm bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm hưu trí tự nguyện).
-
Các khoản chi phí phúc lợi khác, phục vụ mục đích nâng cao đời sống, động lực và sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp.
Những khoản chi này không chỉ mang ý nghĩa vật chất mà còn thể hiện sự quan tâm, chăm lo của doanh nghiệp đối với đời sống nhân viên, góp phần xây dựng môi trường làm việc văn minh, năng động và bền vững.
Chi phí phúc lợi có tính thuế TNCN không?
Chi phí phúc lợi cho nhân viên không chỉ giúp nâng cao đời sống, sức khỏe và tinh thần làm việc mà còn liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của người lao động. Theo Điểm đ.3.2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản chi phúc lợi như chăm sóc sức khỏe, vui chơi, giải trí, thẩm mỹ… sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu trong nội dung chi trả ghi rõ tên cá nhân nhân viên được hưởng.
Ngược lại, nếu nội dung chi trả không ghi tên cá nhân mà chỉ ghi tập thể, khoản chi này không được tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên và do đó không chịu thuế TNCN.
Điều này có nghĩa là việc hạch toán chi phí phúc lợi cần rõ ràng và chính xác: doanh nghiệp vừa chăm lo quyền lợi cho nhân viên, vừa đảm bảo tuân thủ quy định về thuế, tránh phát sinh nghĩa vụ thuế không cần thiết.
Chi phí phúc lợi có tính thuế TNDN không?
Chi phí phúc lợi không chỉ mang lại lợi ích về đời sống, sức khỏe và tinh thần làm việc cho nhân viên, mà còn liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC), các khoản chi phúc lợi cho nhân viên được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
-
Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
-
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, cụ thể:
-
Hóa đơn mua hàng hóa, hóa đơn quà tặng, phiếu chi…
-
Chi nghỉ mát, du lịch: hóa đơn tiền phòng, ăn uống, đi lại từ công ty du lịch, khách sạn, nhà hàng.
-
Chi hỗ trợ học tập, đào tạo: hóa đơn học phí hoặc chi phí đào tạo.
-
Chi hỗ trợ điều trị, khám bệnh: hóa đơn viện phí, hồ sơ bệnh án.
-
-
Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ trên 20 triệu đồng (bao gồm VAT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
-
Tổng chi phí phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế, được xác định như sau: 01 tháng lương = [Quỹ tiền lương thực tế trong năm tính thuế] : 12 tháng
- Trường hợp không đủ 12 tháng: 01 tháng lương = [Quỹ tiền lương thực tế trong năm tính thuế] : Số tháng thực tế
Trong đó, quỹ tiền lương thực tế là tổng số tiền lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp, thuế TNCN, bảo hiểm xã hội bắt buộc mà doanh nghiệp đã chi trả trong năm tính thuế.
Nếu không đáp ứng đủ các điều kiện trên, chi phí phúc lợi cho nhân viên sẽ không được trừ và do đó bị tính vào thuế TNDN.
Lưu ý đặc biệt: Theo Điều 11 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi phúc lợi hỗ trợ điều trị, khám bệnh cho bệnh hiểm nghèo, dù là nhân viên hay người thân của nhân viên, không tính vào thu nhập chịu thuế TNDN, được miễn trừ theo quy định.
Hướng dẫn hạch toán chi phí phúc lợi cho nhân viên
Chi phí phúc lợi là khoản chi quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, vì vậy việc hạch toán đúng cách giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, vừa quản lý chi phí hiệu quả.
Trường hợp công ty có trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi
Theo Khoản 2 Điều 48 Thông tư 133/2016/TT-BTC, khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi, kế toán ghi sổ như sau:
-
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
-
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (bao gồm TK 3531, TK 3532)
Cách hạch toán này giúp doanh nghiệp ghi nhận dự phòng chi phí phúc lợi cho nhân viên một cách hợp lý, trước khi thực tế chi trả.
Trường hợp công ty không trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi
Trong trường hợp doanh nghiệp không trích lập quỹ, các khoản chi phí phúc lợi có thể hạch toán trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí bán hàng:
-
Nợ 641/642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp / Chi phí bán hàng
-
Có 331/111/112 – Phải trả người bán / Tiền mặt / Tiền gửi ngân hàng
-
Nợ 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
Lưu ý: Các khoản chi trên 20.000.000 đồng phải thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng, theo đúng quy định pháp luật về thanh toán không dùng tiền mặt.
Việc hạch toán đúng các khoản chi phí phúc lợi giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, quản lý hiệu quả quỹ phúc lợi, đồng thời tuân thủ các quy định về thuế và kiểm toán.
