Chi phí mua hàng không có hóa đơn có được tính vào chi phí được trừ?

Trong hoạt động kinh doanh, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng mua hàng từ các nhà cung cấp có đầy đủ hóa đơn chứng từ. Đôi khi, vì nhiều lý do khác nhau, doanh nghiệp phát sinh các khoản chi mua hàng nhưng không có hóa đơn hợp lệ. Vậy những khoản chi này có được tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không? Bài viết dưới đây sẽ phân tích quy định pháp luật hiện hành, điều kiện để chi phí mua hàng không có hóa đơn được chấp nhận, cũng như các rủi ro doanh nghiệp có thể gặp phải nếu xử lý sai.

Điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 96/2015/TT-BTC), ngoại trừ các khoản chi không được trừ theo quy định, doanh nghiệp được hạch toán mọi khoản chi nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

(1) Liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh
Khoản chi phải thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

(2) Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ thông thường: cần có hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.
Trường hợp mua của cá nhân/hộ gia đình không kinh doanh hoặc các đối tượng đặc thù (ví dụ: nông, lâm, thủy sản của người trực tiếp sản xuất; sản phẩm thủ công từ tre, nứa, song, mây; đất, đá, cát, sỏi tự khai thác; phế liệu thu nhặt; tài sản cá nhân; dịch vụ do hộ gia đình, cá nhân cung cấp), doanh nghiệp cần có:
- Chứng từ thanh toán cho người bán.
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm.

(3) Thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn ≥ 20 triệu đồng

Với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định về thuế GTGT.
Nếu tại thời điểm ghi nhận chi phí chưa thanh toán, vẫn được tính chi phí được trừ. Tuy nhiên, khi thanh toán bằng tiền mặt thì phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí ở kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán đó.
Các hóa đơn trước ngày 02/08/2014 thanh toán tiền mặt không cần điều chỉnh.

(4) Trường hợp hóa đơn in từ máy tính tiền

Nếu giá trị ≥ 20 triệu đồng: cần hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Nếu giá trị < 20 triệu đồng: có thể thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ hóa đơn và chứng từ thanh toán tiền mặt để tính chi phí được trừ.

Về nguyên tắc, để chi phí mua hàng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật.

Tuy nhiên, tại Điểm 2.4 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), pháp luật cho phép một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn nhưng được lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (mẫu số 01/TNDN) kèm chứng từ thanh toán cho người bán thì vẫn được tính vào chi phí được trừ. Các trường hợp này gồm:

Chi phí mua hàng là nông, lâm, thủy sản do người trực tiếp sản xuất, đánh bắt bán ra.
Chi phí mua hàng là sản phẩm thủ công từ nguyên liệu như đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp, do người sản xuất thủ công không kinh doanh bán ra.
Chi phí mua hàng là đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác bán ra.
Chi phí mua hàng là phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
Chi phí mua hàng là tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh bán ra.
Chi phí mua hàng từ cá nhân/hộ kinh doanh (không thuộc các trường hợp trên) có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT (100 triệu đồng/năm).

Yêu cầu đối với Bảng kê

Phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký, chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực.
Không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Lưu ý

Nếu giá trên Bảng kê cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế có quyền xác định lại giá để tính chi phí được trừ.
Nếu không lập Bảng kê kèm chứng từ thanh toán cho người bán, chi phí mua hàng sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Kết luận

Chi phí mua hàng không có hóa đơn vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, nhưng chỉ trong những trường hợp pháp luật cho phép và khi doanh nghiệp lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ kèm chứng từ thanh toán đầy đủ. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp lý, hợp lệ mà còn tránh được rủi ro bị loại chi phí hoặc xử phạt khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra. Do đó, mỗi kế toán cần nắm rõ các trường hợp áp dụng, lưu trữ chứng từ cẩn thận và định kỳ rà soát để đảm bảo hồ sơ thuế minh bạch, hợp pháp.