Trong quá trình kinh doanh, chi phí bán hàng là một trong những khoản mục quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc nhận diện đúng bản chất và ghi nhận chính xác chi phí bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả chi phí, mà còn đảm bảo tuân thủ quy định kế toán hiện hành.
Vậy chi phí bán hàng là gì? Doanh nghiệp cần hạch toán chi phí bán hàng theo Thông tư 200 như thế nào để đúng chuẩn và minh bạch? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, nội dung và phương pháp hạch toán chi tiết theo quy định của Bộ Tài chính.
Chi phí bán hàng là gì? Tài khoản chi phí bán hàng là tài khoản nào?
Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi ra nhằm phục vụ cho hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ. Các khoản chi này phát sinh từ thời điểm hàng hóa rời khỏi kho cho đến khi được giao đến tay khách hàng, bao gồm: chi phí vận chuyển, tiền lương nhân viên bán hàng, chi phí quảng cáo, khuyến mại, bảo hành sau bán,…
Theo quy định tại khoản 1 Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng được theo dõi và phản ánh trên Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng. Đây là tài khoản dùng để phản ánh toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.
Điều 91. Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,…
b) Các khoản chi phí bán hàng không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
c) Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Theo đó, tài khoản chi phí bán hàng là Tài khoản 641.
Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,…
Tài khoản 641 Chi phí bán hàng có bao nhiêu tài khoản cấp 2
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng được phân chia thành 07 tài khoản cấp 2, phản ánh chi tiết các khoản chi phí phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ. Cụ thể gồm:
- Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên thuộc bộ phận bán hàng như: tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca, tiền công thuê ngoài, cùng các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn,…
- Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh chi phí vật tư, bao bì sử dụng trong quá trình tiêu thụ như: vật liệu đóng gói, nhiên liệu phục vụ vận chuyển, bảo quản, bốc xếp, sửa chữa tài sản dùng cho hoạt động bán hàng,…
- Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh giá trị công cụ, dụng cụ phục vụ cho khâu bán hàng như: thiết bị đo lường, tính toán, phương tiện làm việc của nhân viên bán hàng,…
- Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Ghi nhận chi phí khấu hao của các tài sản cố định thuộc bộ phận bán hàng như: nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc xếp, đo lường, kiểm nghiệm,…
- Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh các khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã bán. Lưu ý: chi phí bảo hành công trình xây lắp không hạch toán tại đây mà hạch toán vào Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung.
- Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí thuê ngoài phục vụ hoạt động bán hàng như: tiền thuê kho bãi, thuê vận chuyển, bốc vác, sửa chữa TSCĐ, hoa hồng trả cho đại lý, đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,…
- Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các khoản chi bằng tiền phát sinh trong quá trình bán hàng nhưng không nằm trong các nhóm chi phí trên, như: chi phí tiếp khách, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, hội nghị khách hàng, khuyến mại, chào hàng,…
Cách hạch toán chi phí bán hàng theo Thông tư 200?
Tại khoản 3 Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC có hướng dẫn cụ thể cách hạch toán chi phí bán hàng như sau:
(1) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có các TK 334, 338,…
(2) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có các TK 152, 153, 242.
(3) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
(4) Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax…), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có các TK 111, 112, 141, 331,…
(5) Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng
Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
- Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)
- Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
- Nợ các TK 335, 352
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,…
- Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 242 – Chi phí trả trước.
(6) Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (không bao gồm bảo hành công trình xây lắp):
Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phải xác định cho từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá kế toán ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
Cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải tính, xác định số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá cần lập:
- Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được trích thêm ghi nhận vào chi phí, ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
- Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí:
- Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
- Có TK 641 – Chi phí bán hàng (6415).
(7) Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo
Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo:
- Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:
- Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)
- Có các TK 155, 156.
- Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm….) thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).
Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:
- Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).
- Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:
- Nợ TK 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)
- Có TK 711 – Thu nhập khác.
(8) Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6412, 6413, 6417, 6418)
- Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).
Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế), ghi:
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
(9) Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng
Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)
- Có các TK 152, 153, 155, 156.
Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có các TK 152, 153, 155, 156.
(10) Số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388).
(11) Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
(12) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
- Nợ các TK 111, 112,…
- Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
(13) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi:
- Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
- Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
