Các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, bên cạnh tiền lương và tiền công, doanh nghiệp còn thường xuyên phát sinh những khoản chi nhằm chăm lo đời sống tinh thần và vật chất cho người lao động. Đây chính là các khoản chi có tính chất phúc lợi – vừa thể hiện sự quan tâm, gắn kết của doanh nghiệp, vừa góp phần xây dựng văn hóa nội bộ bền vững.

Tuy nhiên, không phải khoản chi nào cũng được pháp luật công nhận để tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Vậy cụ thể các khoản chi phúc lợi cho người lao động bao gồm những gì và điều kiện áp dụng ra sao?

Khoản chi có tính chất phúc lợi là gì?

Khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động được hiểu là những khoản lợi ích bổ sung ngoài tiền lương, tiền công và tiền thưởng đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Đây là các khoản chi nhằm chăm lo, hỗ trợ đời sống vật chất và tinh thần, góp phần nâng cao phúc lợi và sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.

Các khoản chi phúc lợi

Theo Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động được xác định gồm:

Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
Chi nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, chăm sóc sức khỏe.
Chi hỗ trợ học tập, bồi dưỡng kiến thức tại các cơ sở đào tạo.
Chi hỗ trợ gia đình người lao động khi gặp khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, tai nạn, ốm đau.
Chi khen thưởng con em người lao động đạt thành tích trong học tập.
Chi hỗ trợ chi phí đi lại cho người lao động trong các dịp lễ, Tết.
Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, các loại bảo hiểm tự nguyện khác (trừ bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm hưu trí tự nguyện).
Các khoản chi khác có tính chất phúc lợi cho người lao động.

Chứng từ của các khoản chi có tính chất phúc lợi

Theo Khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi phúc lợi phải được quy định cụ thể trong:

Hợp đồng lao động.
Thỏa ước lao động tập thể.
Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.
Quy chế thưởng do Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc ban hành theo quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Để được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ liên quan, bao gồm:

Phiếu chi/Chứng từ chi tiền mặt.
Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ.
Văn bản phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
Đề nghị của công đoàn hoặc bộ phận có nhu cầu chi.
Hợp đồng kinh tế (nếu có).
Bảng kê danh sách người lao động tham gia (trường hợp chi nghỉ mát, du lịch).
Quyết định của Ban Giám đốc về việc tổ chức nghỉ mát và phê duyệt kinh phí.
Hóa đơn dịch vụ: tiền phòng, ăn uống, vận chuyển…
Các chứng từ hợp pháp khác có liên quan.

Khoản chi phúc lợi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi phúc lợi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, tổng mức chi phúc lợi bị khống chế không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Cách xác định mức 01 tháng lương bình quân thực tế được hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, cụ thể:

Một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế = (quỹ tiền lương thực hiện trong năm) : 12 tháng.

Nếu doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì:

Một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế = (quỹ tiền lương thực hiện trong năm) : (số tháng thực tế hoạt động trong năm).

Trong đó:

Quỹ tiền lương thực hiện trong năm là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả cho người lao động trong năm quyết toán, tính đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
Quỹ này không bao gồm phần trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán.

Khoản chi phúc lợi khi tính thuế thu nhập cá nhân

Theo Khoản 5 Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC, một số khoản chi phúc lợi không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN gồm:

Các khoản chi đám hiếu, hỷ của người lao động và gia đình người lao động, nếu được quy định trong văn bản của doanh nghiệp và có giá trị không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế.
Các khoản chi phúc lợi không ghi rõ tên hoặc không xác định được người hưởng.

Ngược lại, các khoản chi phúc lợi còn lại có ghi rõ đích danh người lao động được hưởng sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Khoản chi phúc lợi khi tính thuế giá trị gia tăng

Các khoản chi phúc lợi cho người lao động nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp thì doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Tuy nhiên, cần lưu ý:

Đối với hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (qua ngân hàng) thì mới được khấu trừ thuế GTGT.
Hóa đơn, chứng từ phải đứng tên doanh nghiệp và phục vụ trực tiếp cho hoạt động chăm lo phúc lợi người lao động.