Trong hoạt động kinh doanh, việc lập và phát hành hóa đơn điện tử đúng thời điểm không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định rõ ràng về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với từng trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc nắm vững những quy định này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác kế toán, tuân thủ đúng pháp luật và tránh bị xử phạt không đáng có.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa
Đối với hoạt động bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu sung quỹ, và hàng dự trữ quốc gia), thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc người bán đã thu được tiền hay chưa.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ
Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ là khi dịch vụ đã được hoàn thành, không phụ thuộc vào việc người cung cấp đã thu được tiền hay chưa.
Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn sẽ là ngày thu tiền. Tuy nhiên, quy định này không áp dụng đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ đặc thù như: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính – thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, hay lập dự án đầu tư xây dựng.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ
Trong trường hợp hàng hóa được giao nhiều lần, hoặc dịch vụ được bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn, thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn điện tử. Hóa đơn cần thể hiện đúng khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ đã được giao, bàn giao tương ứng tại thời điểm đó.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với các trường hợp cụ thể
Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ phát sinh thường xuyên, cần đối soát số liệu
Đối với các dịch vụ có số lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần thời gian đối soát dữ liệu giữa doanh nghiệp và khách hàng/đối tác (như: dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không, cung cấp điện, nước, truyền hình, bưu chính – chuyển phát, viễn thông, logistic, công nghệ thông tin…), thời điểm lập hóa đơn được xác định là ngày hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên.
Tuy nhiên, thời hạn lập hóa đơn không được quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước này do các bên thỏa thuận để làm căn cứ tính toán khối lượng, giá trị dịch vụ đã cung cấp.
Đối với dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin
Đối với dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) và dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin), doanh nghiệp phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ. Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn tất việc đối soát dữ liệu cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế, nhưng không được chậm quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.
Trong trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông qua hình thức bán thẻ trả trước hoặc thu phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký dịch vụ, nếu khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc không cung cấp đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế, thì doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn GTGT tổng hợp (theo từng dịch vụ) vào cuối mỗi ngày hoặc theo định kỳ trong tháng, ghi nhận toàn bộ doanh thu phát sinh từ khách hàng không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin.
Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt
Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn được xác định tại ngày nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt đã hoàn thành, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng
Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng
-
Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng: Nếu doanh nghiệp thực hiện thu tiền theo tiến độ dự án hoặc theo lịch thanh toán được ghi trong hợp đồng, thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo đúng thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
-
Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn được áp dụng theo quy định chung tại Mục 1 của bài viết (tức thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản).
Thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử
Đối với trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thông qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử, hóa đơn điện tử được lập theo thông lệ quốc tế, nhưng chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không được xuất trên hệ thống.
Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô
Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động tìm kiếm, thăm dò, khai thác và chế biến dầu khí
-
Đối với dầu thô, condensate và các sản phẩm chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ): Thời điểm lập hóa đơn là khi bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
-
Đối với khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển qua đường ống đến người mua: Thời điểm lập hóa đơn là ngày các bên xác định khối lượng khí giao trong tháng, nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.
-
Trường hợp đặc biệt: Nếu trong thỏa thuận bảo lãnh hoặc cam kết của Chính phủ có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn, thì thực hiện theo đúng các quy định đó.
Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng
Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ hoặc dịch vụ ăn uống hoạt động theo mô hình hệ thống cửa hàng trực tiếp bán cho người tiêu dùng, nhưng toàn bộ hoạt động hạch toán được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính là đơn vị trực tiếp ký hợp đồng mua – bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán ra đứng tên trụ sở chính và được xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng), thì việc lập hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:
-
Hệ thống máy tính tiền tại cửa hàng có in Phiếu tính tiền cho từng giao dịch và lưu dữ liệu này trên hệ thống.
-
Nếu khách hàng không yêu cầu hóa đơn điện tử, cuối mỗi ngày, doanh nghiệp căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp và lập một hóa đơn điện tử cho toàn bộ giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ ăn uống trong ngày.
-
Nếu khách hàng có nhu cầu hóa đơn điện tử, cơ sở kinh doanh phải lập và xuất hóa đơn điện tử riêng cho giao dịch đó.
Đối với hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện
Đối với hoạt động bán điện trên thị trường điện, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định căn cứ vào thời điểm đối soát số liệu thanh toán giữa:
-
Đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện,
-
Đơn vị phát điện và đơn vị mua điện.
Việc đối soát này được thực hiện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc theo hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt, nhưng chậm nhất phải là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật.
Riêng đối với các công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ về thời điểm thanh toán, thời điểm lập hóa đơn điện tử sẽ được xác định theo bảo lãnh của Chính phủ, đồng thời căn cứ vào hướng dẫn, phê duyệt của Bộ Công Thương và các hợp đồng mua bán điện đã ký kết giữa bên mua và bên bán.
Đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng
Đối với hoạt động bán xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ, thời điểm lập hóa đơn điện tử là khi kết thúc mỗi lần bán hàng.
Người bán có trách nhiệm:
-
Lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử phát sinh từ giao dịch bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh,
-
Đảm bảo hóa đơn có thể được tra cứu và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý
Đối với các dịch vụ vận tải hàng không và bảo hiểm được cung cấp thông qua đại lý, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định tại ngày hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên. Tuy nhiên, hạn cuối cùng để lập hóa đơn không được quá ngày 10 của tháng kế tiếp tháng phát sinh dịch vụ.
Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua
Đối với các dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, chuyển tiền qua ví điện tử, cũng như dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho khách hàng là cá nhân (kinh doanh hoặc không kinh doanh), việc lập hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:
-
Trường hợp khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn: Cuối ngày hoặc cuối tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ lập một hóa đơn tổng hợp, căn cứ trên thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh được lưu trữ trong hệ thống quản lý dữ liệu. Đơn vị cung cấp dịch vụ có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết giao dịch khi cơ quan chức năng yêu cầu.
-
Trường hợp khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn cho từng giao dịch: Đơn vị cung cấp dịch vụ phải lập và giao hóa đơn điện tử riêng cho từng giao dịch đó.
Đối với kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của pháp luật
Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động kinh doanh vận tải hành khách bằng taxi sử dụng phần mềm tính tiền
-
Khi kết thúc chuyến đi: Doanh nghiệp hoặc hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng taxi sử dụng phần mềm tính tiền phải gửi ngay các thông tin chuyến đi cho khách hàng và cho cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu quy định. Thông tin bao gồm: tên đơn vị kinh doanh vận tải, biển kiểm soát xe, quãng đường (km) và tổng số tiền hành khách phải trả.
-
Trường hợp khách hàng yêu cầu hóa đơn điện tử: Khách hàng cần cung cấp hoặc cập nhật đầy đủ thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế) vào phần mềm hoặc cho đơn vị cung cấp dịch vụ. Trên cơ sở dữ liệu này, doanh nghiệp hoặc hợp tác xã lập hóa đơn điện tử cho chuyến đi, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo đúng quy định tại Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh
Đối với các cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí:
-
Trường hợp khách hàng không yêu cầu hóa đơn điện tử: Mỗi giao dịch khám, chữa bệnh, chụp chiếu, xét nghiệm đều được in phiếu thu tiền và lưu trữ trên hệ thống. Cuối ngày, cơ sở y tế căn cứ thông tin từ phiếu thu và dữ liệu khám chữa bệnh để tổng hợp, lập hóa đơn điện tử chung cho toàn bộ dịch vụ đã thực hiện.
-
Trường hợp khách hàng yêu cầu hóa đơn điện tử: Cơ sở y tế phải lập hóa đơn điện tử và giao trực tiếp cho khách hàng ngay tại thời điểm phát sinh dịch vụ.
Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng
Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng
-
Trường hợp lập hóa đơn theo từng lần phát sinh: Ngày lập hóa đơn điện tử được xác định là ngày phương tiện lưu thông qua trạm thu phí.
-
Trường hợp lập hóa đơn định kỳ: Nếu khách hàng có một hoặc nhiều phương tiện sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ được phép lập hóa đơn điện tử theo định kỳ. Ngày lập hóa đơn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ.
-
Nội dung hóa đơn: Phải thể hiện chi tiết từng lượt phương tiện qua trạm thu phí, bao gồm: thời gian qua trạm, mức phí sử dụng đường bộ của từng lượt.
