Chi tiền thuê tài sản của cá nhân có được tính vào chi phí được trừ không?

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh lựa chọn thuê tài sản của cá nhân như nhà xưởng, văn phòng, kho bãi, phương tiện vận tải… để tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và linh hoạt hơn trong vận hành. Tuy nhiên, khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), không ít đơn vị băn khoăn: Khoản chi thuê tài sản của cá nhân có được tính vào chi phí được trừ không?

Nếu có thì cần đáp ứng những điều kiện gì về hợp đồng, chứng từ và hóa đơn để được cơ quan thuế chấp nhận. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật hiện hành, tránh rủi ro khi kê khai và tối ưu chi phí hợp lệ cho doanh nghiệp.

Theo quy định tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), khoản chi tiền thuê tài sản của cá nhân được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, nếu đáp ứng đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ. Cụ thể:

Trường hợp hợp đồng thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân: Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản, bao gồm cả phần thuế đã nộp thay cho cá nhân.
Trường hợp doanh nghiệp chỉ thuê tài sản của cá nhân: Hồ sơ hợp lệ gồm: Hợp đồng thuê tài sản và chứng từ thanh toán tiền thuê.
Trường hợp hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân: Hồ sơ hợp lệ gồm: Hợp đồng thuê tài sản, chứng từ thanh toán tiền thuê và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

Như vậy, để khoản chi tiền thuê tài sản của cá nhân được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán, và chứng từ nộp thuế thay (nếu có) theo đúng quy định pháp luật.

Chi tiền thuê tài sản của cá nhân có được tính vào chi phí được trừ không?

Điều kiện để ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), trừ các khoản chi không được trừ theo quy định, doanh nghiệp được tính mọi khoản chi vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh
- Khoản chi phải thực tế phát sinh và gắn trực tiếp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- Hóa đơn, chứng từ phải lập đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
- Đối với một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ gia đình không kinh doanh (như nông, lâm, thủy sản; sản phẩm thủ công; đất, đá, cát, sỏi; phế liệu; tài sản, đồ dùng…) thì cần:
  - Chứng từ thanh toán cho người bán.
  - Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm.
Thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên
- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 20 triệu đồng (đã bao gồm VAT) trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ.
- Nếu tại thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì vẫn được tạm tính vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, khi thực hiện thanh toán nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí trong kỳ tính thuế phát sinh thanh toán bằng tiền mặt.
Một số lưu ý
- Các hóa đơn, chứng từ thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước ngày 02/08/2014 không phải điều chỉnh lại.
- Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn in từ máy tính tiền (theo quy định pháp luật về hóa đơn):
  - Nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên → phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
  - Nếu giá trị dưới 20 triệu đồng → có thể thanh toán bằng tiền mặt, chỉ cần có hóa đơn và chứng từ thanh toán.

Ví dụ minh họa: Tháng 8/2014, Doanh nghiệp A mua hàng hóa trị giá 30 triệu đồng (có hóa đơn) nhưng chưa thanh toán và vẫn hạch toán vào chi phí được trừ trong năm 2014. Đến năm 2015, doanh nghiệp thanh toán khoản này bằng tiền mặt → phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí trong kỳ tính thuế năm 2015 đối với giá trị thanh toán bằng tiền mặt đó.

Kết luận

Chi tiền thuê tài sản của cá nhân hoàn toàn có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nhưng doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các điều kiện về hợp đồng, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế thay (nếu có) theo quy định pháp luật. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng, đủ ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí, tối ưu nghĩa vụ thuế mà còn hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra. Nắm chắc quy định và thực hiện đúng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật thuế một cách an toàn, bền vững.