Việc sử dụng hóa đơn trong hoạt động kinh doanh không chỉ là nghĩa vụ mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật về thuế. Tuy nhiên, nhiều cá nhân, tổ chức vẫn còn chủ quan hoặc chưa hiểu rõ các quy định liên quan, dẫn đến vi phạm và bị xử phạt hành chính. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp những quy định mới nhất về xử phạt hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng hóa đơn – giúp người nộp thuế nắm rõ và phòng tránh rủi ro pháp lý trong quá trình kê khai và xuất hóa đơn.
A. Cơ sở pháp lý
- Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ;
- Nghị định số 102/2021/NĐ-CP ngày 16/11/2021 sửa đổi bổ sung Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ .
B. Nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
Việc xử phạt hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định tại Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:
- Việc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được thực hiện theo quy định của pháp luật đối với quản lý thuế và pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
- Tổ chức, cá nhân sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn khi có hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Tổ chức, cá nhân thực hiện nhiều hành vi vi phạm hành chính thì bị xử phạt về từng hành vi vi phạm, trừ các trường hợp sau:
- Trường hợp 1: Cùng một thời điểm người nộp thuế chậm nộp nhiều thông báo và báo cáo cùng loại của hóa đơn thì người nộp thuế bị xử phạt về một hành vi chậm nộp thông báo và báo cáo của hóa đơn có khung phạt tiền cao nhất trong số các hành vi đã thực hiện quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP và áp dụng tình tiết tăng nặng vi phạm nhiều lần;
- Trường hợp 2: Hành vi vi phạm về sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn thuộc trường hợp bị xử phạt theo Điều 16, Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì không bị xử phạt theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Trường hợp trong một thủ tục hành chính có nhiều thành phần hồ sơ được quy định nhiều hơn một hành vi vi phạm hành chính tại Nghị định này thì tổ chức, cá nhân vi phạm bị xử phạt đối với từng hành vi vi phạm.
- Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ mức phạt tiền đối với hành vi quy định tại Điều 16, Điều 17 và Điều 18 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
C. Các hình thức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CPngày 19/10/2020 của Chính phủ.
Hình thức xử phạt
Phạt cảnh cáo
Phạt cảnh cáo áp dụng cho hành vi vi phạm thủ tục thuế, hóa đơn không nghiêm trọng, có tình tiết giảm nhẹ và thuộc trường hợp áp dụng hình thức xử phạt cảnh cáo theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Phạt tiền
- Phạt tiền tối đa không quá 100.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn của tổ chức;
- Phạt tiền tối đa không quá 50.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn của cá nhân.
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
Theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 1 năm và được sửa đổi tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP ngày 16/11/2021 về thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 2 năm, ngày hiệu lực từ ngày 01/01/2022.
Biện pháp khắc phục hậu quả
Bắt buộc: hủy hóa đơn, phát hành hóa đơn, lập hóa đơn theo quy định.
D. Nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền vi phạm hành chính về hóa đơn
- Khi xác định mức phạt tiền với người nộp thuế đã vi phạm vừa có tình tiết tăng nặng, vừa có tình tiết giảm nhẹ thì được giảm tình tiết tăng nặng theo quy tắc một tình tiết giảm nhẹ được giảm trừ một tình tiết tăng nặng.
- Những tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng đã được sử dụng để xác định khung tiền phạt thì không được sử dụng khi xác định số tiền phạt, cụ thể như sau:
- Khi phạt tiền, mức phạt tiền cụ thể đối với mỗi hành vi vi phạm về hóa đơn là mức trung bình của khung phạt tiền đã được quy định đối với hành vi đó;
- Nếu có tình tiết giảm nhẹ thì mỗi tình tiết được giảm 10% mức phạt trung bình của khung tiền phạt nhưng mức phạt đối với hành vi đó không được giảm ở mức tối thiểu của khung tiền phạt;
- Nếu có tình tiết tăng nặng thì mỗi tình tiết được tính tăng 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt đối với hành vi đó không được vượt quá mức tối đa của khung tiền phạt.
Đ. Các mức phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
LƯU Ý: Các trường hợp Phạt cảnh cáo
Cá nhân, tổ chức sẽ bị phạt cảnh cáo đối với các hành vi dưới đây:
- Nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm, nhưng không dẫn đến việc chậm thực hiện nghĩa vụ thuế của tổ chức, cá nhân và có tình tiết giảm nhẹ;
- Nếu lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng tới quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và khi phát hiện ra tổ chức, cá nhân đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;
- Nếu lập sai hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, người bán và người mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại hóa đơn theo đúng quy định trước khi cơ quan thuế có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra và kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế, không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế;
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn 1 – 5 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy hóa đơn, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ;
- Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 1 – 5 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ;
- Nếu làm mất, cháy hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên đã giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng hóa đơn đã kê khai và nộp thuế, có hồ sơ chứng từ để chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ nhưng có tình tiết giảm nhẹ;
- Nếu làm mất, cháy hỏng hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ, người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn đã lập sai, xóa bỏ này.
Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng (theo khoản 1, Điều 23 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP).
Cá nhân, tổ chức bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với các hành vi dưới đây:
- Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn 10 – 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới;
- Nộp bảng kê hóa đơn của tổ chức, cá nhân chưa sử dụng đến cơ quan thuế, nơi chuyển đến khi đã thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn 10 – 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân tại địa chỉ mới;
- Sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế, nhưng chưa đến ngày thời hạn sử dụng;
- Không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật đối với hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Không lập hóa đơn đối với những hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, những hàng mẫu, hàng hóa dịch vụ được dùng để cho, biếu tặng, trao đổi, trả thay tiền lương cho người lao động, trừ những hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng cho nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng ( theo khoản 2, Điều 29 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP).
Cá nhân, tổ chức bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với các hành vi dưới đây:
- Nộp thông báo và báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 1 – 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;
- Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo và báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.
Lưu ý: Trường hợp nếu tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cho cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế và cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế và kiểm tra thuế nơi trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng ( theo khoản 2 Điều 23; khoản 2 Điều 27 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP)
Cá nhân, tổ chức bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với các hành vi dưới đây:
- Nếu lập thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung theo quy định được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo, biết để điều chỉnh nhưng chưa điều chỉnh mà đã lập hóa đơn và giao cho khách hàng;
- Không được niêm yết thông báo phát hành hóa đơn theo quy định;
- Nộp thông báo và điều chỉnh thông tin hóa đơn tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa điểm kinh doanh và dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn của địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới;
- Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế quản lý nơi chuyển đến và khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn GTGT tại địa chỉ mới;
- Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập và hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
- Không hủy hóa đơn GTGT đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng và không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
- Hủy và tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 – 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy và tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng ( theo khoản 1 Điều 30 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP).
Cá nhân, tổ chức bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi: chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá thời hạn từ 1 – 5 ngày làm việc, kể từ ngày hết hạn quy định.
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng ( khoản 3 Điều 24, khoản 2 Điều 26 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP).
Cá nhân, tổ chức bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với các hành vi dưới đây:
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và trừ trường hợp quy định tại mức phạt cảnh cáo (nêu trên);
- Làm mất hóa đơn, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai thuế và nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng minh việc mua bán hàng hóa dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Lưu ý: Trường hợp người mua làm mất hóa đơn, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của bên bán và bên mua ghi nhận sự việc.
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng ( theo khoản 4 Điều 24, khoản 3 Điều 25, khoản 3 Điều 27 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, khoản 4 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP)
Cá nhân, tổ chức bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với các hành vi dưới đây:
- Lập hóa đơn bán hàng không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điểm a Khoản 1, Khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;
- Lập hóa đơn bán hàng không theo số thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo Điểm b Khoản 1 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;
- Lập hóa đơn bán hàng ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;
- Lập sai loại hóa đơn đối với quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, đã giao cho bên mua hoặc đã kê khai thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo Điểm c Khoản 1 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;
- Lập hóa đơn điện tử chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận được sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;
- Lập hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ trong thời gian tạm ngưng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp lập hóa đơn phải giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh;
- Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử của cơ quan thuế;
- Khai báo mất hóa đơn, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 6 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định;
- Không khai báo mất hóa đơn, cháy, hỏng hóa đơn;
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;
- Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ;
Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế;
(Các bên liên quan phải lập biên bản ghi nhận việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.)
- Hủy và tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy và tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
- Không hủy và không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
- Không hủy hóa đơn đặt in khi chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
- Hủy và tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự thủ tục theo quy định của pháp luật;
- Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định của pháp luật.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng ( theo khoản 2 Điều 30 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP)
Cá nhân, tổ chức bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với các hành vi dưới đây:
- Khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế quá thời hạn từ 6 – 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn quy định của pháp luật;
- Khi chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử nhưng không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng ( theo khoản 4, Điều 1 Nghị định số 102/2021/NĐ-CP)
Cá nhân, tổ chức bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi: làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ trường hợp quy định tại các khoản 1, 2, 3 Điều này.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng ( theo khoản 5 Điều 29 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP)
Cá nhân, tổ chức bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với các hành vi dưới đây:
- Nộp thông báo và báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;
- Không nộp thông báo và báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định.
Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng ( theo khoản 3 Điều 23 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP)
Tổ chức, cá nhân không lập thông báo phát hành hóa đơn GTGT trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã kê khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ khai và nộp thuế theo quy định sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP hoặc Điều 16, Điều 17 Chương II Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng ( theo khoản 5 Điều 24, khoản 3 Điều 30 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP).
Cá nhân, tổ chức bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với các hành vi dưới đây:
- Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định, trừ hành vi quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế quản lý quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn quy định;
- Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng ( theo Điều 28 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP).
Cá nhân, tổ chức bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với các hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn quy định tại Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp được quy định tại Điểm đ Khoản 1 Điều 16 và Điểm d Khoản 1 Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Kết luận
Doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh cần nắm vững các nội dung hướng dẫn về quản lý, sử dụng hóa đơn tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ và Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 của Bộ Tài chính để thực hiện theo đúng quy định, hạn chế thấp nhất những sai sót trong quá trình quản lý, sử dụng hoá đơn./.
