Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, thuế giá trị gia tăng (GTGT) đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải khoản thuế GTGT đầu vào nào cũng được khấu trừ. Để được cơ quan thuế chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật.
Việc nắm rõ các điều kiện này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định mà còn tối ưu hóa chi phí và tránh rủi ro về thuế trong quá trình hoạt động. Vậy cụ thể, điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào là gì và cần lưu ý những gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Khái niệm thuế GTGT đầu vào
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào là khoản thuế GTGT mà doanh nghiệp phải trả khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Khoản thuế này được thể hiện trên hóa đơn giá trị gia tăng do bên bán cung cấp và có thể được khấu trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Ví dụ minh họa:
Công ty A mua một lô nguyên vật liệu từ nhà cung cấp B để sản xuất sản phẩm. Giá trị lô hàng là 100.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10% là 10.000.000 VNĐ. Khoản 10 triệu này là thuế GTGT đầu vào – và nếu đáp ứng các điều kiện như có hóa đơn hợp lệ, thanh toán qua ngân hàng,… thì công ty A sẽ được khấu trừ khoản thuế này khỏi số thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước trong kỳ tính thuế.
Sự khác biệt giữa thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT đầu ra:
-
Thuế GTGT đầu vào: Là khoản thuế doanh nghiệp trả khi mua hàng hóa, dịch vụ. Có thể được khấu trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện.
-
Thuế GTGT đầu ra: Là khoản thuế doanh nghiệp thu của khách hàng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải kê khai và nộp cho Nhà nước.
Tóm lại:
Thuế GTGT đầu vào là phần thuế doanh nghiệp được ghi nhận để trừ vào thuế GTGT đầu ra, giúp giảm số thuế phải nộp. Quá trình khấu trừ chỉ được thực hiện khi đảm bảo đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế.
Quy định về khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào (Cập nhật mới nhất)
Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại Luật Thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn liên quan. Cụ thể như sau:
1. Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT sẽ được khấu trừ toàn bộ, kể cả trong trường hợp:
- Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế bị tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn, mất mát có biên bản xác nhận của cơ quan chức năng.
- Hàng hóa bị hao hụt tự nhiên do đặc thù lý – hóa trong quá trình bảo quản, vận chuyển.
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ đầu vào được sử dụng đồng thời cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế GTGT, doanh nghiệp phải:
- Hạch toán riêng phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ;
- Nếu không hạch toán riêng được, thì phần thuế GTGT được khấu trừ sẽ tính theo tỷ lệ doanh thu của hoạt động chịu thuế GTGT trên tổng doanh thu của doanh nghiệp trong kỳ.
2. Một số trường hợp đặc thù được khấu trừ toàn bộ
-
Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân sử dụng vốn viện trợ nhân đạo hoặc viện trợ không hoàn lại;
-
Hoạt động tìm kiếm, thăm dò, phát triển mỏ dầu khí;
-
Hàng hóa, dịch vụ đầu vào phục vụ cho việc hình thành tài sản cố định của doanh nghiệp.
3. Thời điểm kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào
-
Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong tháng/quý nào thì được kê khai và khấu trừ ngay trong kỳ tính thuế đó.
-
Nếu trong tháng/quý không khấu trừ hết thì được phép chuyển sang kỳ sau để tiếp tục khấu trừ.
-
Không áp dụng thời hạn 06 tháng hay 12 tháng như quy định trước đây.
4. Trường hợp khai bổ sung khi phát hiện sai sót
Nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót trong việc kê khai thuế GTGT đầu vào:
- Trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thì được quyền kê khai bổ sung.
- Nếu sai sót làm tăng số thuế GTGT được khấu trừ, giảm số thuế phải nộp, thì thực hiện khai bổ sung vào tháng/quý phát hiện sai.
- Nếu sai sót làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn, thì phải kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh sai sót và nộp đủ số thuế chênh lệch cùng tiền chậm nộp (nếu có).
5. Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
Các khoản thuế GTGT đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ (do hóa đơn không hợp lệ, thanh toán không qua ngân hàng,…) sẽ:
- Được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN hoặc
- Tính vào nguyên giá tài sản cố định, nếu phục vụ cho việc hình thành TSCĐ.
Lưu ý: Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào có hóa đơn nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên) thì không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và cũng không được tính vào chi phí hợp lý theo quy định của pháp luật thuế TNDN.
6. Chính phủ quy định chi tiết về các trường hợp khấu trừ đặc biệt
Một số trường hợp đặc thù cần lưu ý khi thực hiện khấu trừ thuế đầu vào:
-
Hàng hóa, dịch vụ hình thành tài sản phục vụ phúc lợi cho người lao động (như nhà ăn, nhà nghỉ, xe đưa đón,…);
-
Góp vốn bằng tài sản có phát sinh hóa đơn GTGT;
-
Hàng hóa, dịch vụ mua thông qua hình thức ủy quyền, nhưng hóa đơn đứng tên bên được ủy quyền;
-
Tài sản cố định là ô tô chở người dưới 09 chỗ ngồi, chỉ được khấu trừ nếu sử dụng đúng mục đích được pháp luật cho phép;
-
Các doanh nghiệp sản xuất theo mô hình khép kín, hạch toán tập trung.
Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào
Theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ thuế chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
1. Có chứng từ hợp lệ chứng minh giao dịch
Doanh nghiệp phải có:
-
Hóa đơn GTGT hợp pháp ghi rõ nội dung mua hàng hóa, dịch vụ;
-
Hoặc chứng từ nộp thuế GTGT tại khâu nhập khẩu;
-
Hoặc chứng từ nộp thuế thay cho phía nước ngoài (theo quy định tại khoản 3, 4 Điều 4 Luật Thuế GTGT 2024).
=> Bộ Tài chính sẽ hướng dẫn chi tiết hình thức và nội dung các loại chứng từ này.
2. Thanh toán không dùng tiền mặt
Đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị lớn, điều kiện khấu trừ yêu cầu phải:
-
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng, ủy nhiệm chi, thẻ,…);
-
Trừ các trường hợp ngoại lệ được Chính phủ quy định cụ thể (ví dụ: chi phí dưới mức tối thiểu hoặc giao dịch đặc thù vùng sâu, vùng xa,…).
3. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để xuất khẩu
Ngoài các điều kiện chung trên, doanh nghiệp còn cần:
-
Hợp đồng với đối tác nước ngoài (mua bán, gia công hoặc cung cấp dịch vụ);
-
Hóa đơn thể hiện giao dịch xuất khẩu;
-
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
-
Tờ khai hải quan đã thông quan;
-
Các tài liệu liên quan khác như: phiếu đóng gói, vận đơn, hợp đồng bảo hiểm (nếu có).
Đồng thời, đối với hoạt động xuất khẩu qua sàn thương mại điện tử ở nước ngoài hoặc một số tình huống đặc thù, Chính phủ sẽ có quy định cụ thể bổ sung về điều kiện khấu trừ phù hợp.
Một số lưu ý thường gặp khi thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào không chỉ đòi hỏi tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn cần sự cẩn trọng trong quá trình lập, lưu trữ và kiểm tra chứng từ. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần ghi nhớ:
1. Lưu trữ hóa đơn và chứng từ đầy đủ, đúng quy định
-
Toàn bộ hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng cần được lưu trữ cẩn thận, đầy đủ.
-
Hóa đơn điện tử cần được lưu giữ theo định dạng chuẩn XML (file gốc) kèm bảng thể hiện PDF hoặc bản in.
-
Việc lưu trữ đúng quy định sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.
2. Đối chiếu hóa đơn trên hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
-
Trước khi đưa hóa đơn vào kê khai khấu trừ, doanh nghiệp nên kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trên cổng thông tin hóa đơn điện tử: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
-
Việc đối chiếu giúp tránh trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn bị sai mã số thuế, bị hủy hoặc do doanh nghiệp “ma” phát hành.
3. Kiểm tra kỹ thông tin nhà cung cấp
-
Trước khi ký hợp đồng hoặc thanh toán, nên kiểm tra tình trạng hoạt động của nhà cung cấp trên hệ thống quản lý doanh nghiệp của cơ quan thuế.
-
Tránh mua hàng từ các doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro cao như: không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, ngừng hoạt động nhưng chưa thông báo, thuộc danh sách rủi ro về hóa đơn,…
-
Việc sử dụng hóa đơn từ các doanh nghiệp này có thể khiến doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và có nguy cơ bị xử phạt.
4. Xử lý đúng cách khi hóa đơn bị sai sót hoặc không đủ điều kiện khấu trừ
-
Nếu phát hiện hóa đơn bị sai (sai tên công ty, mã số thuế, số tiền…), cần liên hệ ngay với bên bán để lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
-
Trong trường hợp hóa đơn đã sử dụng nhưng không đủ điều kiện khấu trừ, kế toán cần loại bỏ khỏi tờ khai thuế và hạch toán chi phí phù hợp.
-
Tuyệt đối không kê khai khấu trừ với hóa đơn không hợp lệ để tránh bị truy thu, phạt và tính lãi chậm nộp.
Hậu quả khi không tuân thủ đúng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Việc không đáp ứng đầy đủ các điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào không chỉ khiến doanh nghiệp mất quyền lợi về thuế, mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Cụ thể:
1. Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào → Tăng chi phí sản xuất, kinh doanh
Nếu hóa đơn hoặc giao dịch mua vào không đáp ứng điều kiện khấu trừ (ví dụ: không thanh toán qua ngân hàng, hóa đơn không hợp lệ, không phục vụ hoạt động chịu thuế…), doanh nghiệp sẽ không được tính phần thuế này để khấu trừ. Điều này làm tăng chi phí đầu vào thực tế, ảnh hưởng đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
2. Nguy cơ bị xử phạt hành chính về thuế
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi kê khai khấu trừ thuế GTGT không đúng có thể bị xử phạt hành chính, bao gồm:
-
Phạt tiền từ 10 triệu đến hàng trăm triệu đồng tùy theo tính chất, mức độ vi phạm.
-
Truy thu thuế GTGT đã khấu trừ sai.
-
Tính lãi chậm nộp từ thời điểm khấu trừ sai đến khi nộp đủ thuế.
3. Ảnh hưởng đến uy tín và độ tin cậy khi quyết toán thuế
Doanh nghiệp có dấu hiệu kê khai thuế không chính xác hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp dễ bị liệt kê vào danh sách rủi ro của cơ quan thuế. Điều này dẫn đến:
-
Nguy cơ bị kiểm tra, thanh tra thuế định kỳ hoặc đột xuất.
-
Gây mất uy tín với đối tác, khách hàng và ảnh hưởng đến khả năng hợp tác, tín dụng ngân hàng.
-
Cản trở hoạt động đấu thầu, huy động vốn hoặc mở rộng kinh doanh do bị đánh giá là thiếu minh bạch.
Tóm lại: Tuân thủ đầy đủ các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào không chỉ giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng thuế mà còn là yếu tố quan trọng bảo vệ uy tín và sự phát triển bền vững về lâu dài.
