Trong thời đại chuyển đổi số, chứng từ điện tử đang dần thay thế các loại chứng từ giấy truyền thống, góp phần giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ quy định pháp luật. Vậy chứng từ điện tử là gì? Ký hiệu chứng từ điện tử như thế nào là đúng chuẩn? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
Chứng từ điện tử là gì?
Chứng từ điện tử là hình thức chứng từ được tạo lập, thể hiện và lưu trữ dưới dạng dữ liệu số, phản ánh đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế như giao dịch tài chính, thu – chi, nộp thuế, phí, lệ phí và các hoạt động liên quan khác.
Loại chứng từ này có giá trị pháp lý như chứng từ kế toán truyền thống khi đảm bảo các yếu tố bắt buộc theo quy định tại Điều 16 – Luật Kế toán 2015, bao gồm: nội dung nghiệp vụ, số tiền, thời gian phát sinh giao dịch, thông tin các bên liên quan, và hình thức trình bày hợp lệ theo chuẩn dữ liệu điện tử.
Trong hệ thống kế toán hiện đại, chứng từ điện tử bao gồm nhiều loại như: hóa đơn điện tử, biên lai thu phí điện tử, chứng từ khấu trừ thuế TNCN, phiếu đề nghị thanh toán, biên bản xác nhận công nợ, hợp đồng điện tử và các tài liệu khác phục vụ hoạt động kế toán – tài chính. Tất cả đều được phát hành và xử lý thông qua hệ thống công nghệ, tuân thủ đúng quy định pháp luật về giao dịch điện tử và quản lý chứng từ kế toán.
Quy định về mẫu ký hiệu chứng từ điện tử
heo Phụ lục II.B ban hành kèm theo Thông tư 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, các quy định liên quan đến mẫu ký hiệu chứng từ điện tử được hướng dẫn rõ ràng nhằm bảo đảm tính thống nhất, dễ nhận diện và quản lý.
Ký hiệu mẫu biên lai điện tử
Đối với biên lai điện tử, ký hiệu mẫu bao gồm 5 ký tự, trong đó có 3 chữ cái đầu là EBL (Electronic Bill of Lading) và 2 chữ số tiếp theo dùng để phân loại:
-
EBL01: Biên lai thu phí, lệ phí không có mệnh giá
-
EBL02: Biên lai thu phí, lệ phí có mệnh giá
Ví dụ cụ thể về mẫu ký hiệu: EBL01, EBL02
Cách xác định ký hiệu biên lai theo năm và tổ chức
Bên cạnh mẫu ký hiệu, chứng từ điện tử còn có phần ký hiệu biên lai để xác định thời điểm lập và đơn vị phát hành:
-
Hai ký tự đầu tiên là chữ số Ả-rập, biểu thị năm lập chứng từ điện tử theo 2 số cuối của năm dương lịch.
-
Ví dụ: Năm 2025 sẽ hiển thị là 25, năm 2026 là 26.
-
-
Ký tự tiếp theo là chữ cái “T”, dùng để nhận biết chứng từ điện tử do tổ chức đăng ký phát hành và sử dụng với cơ quan thuế.
Các quy tắc về ký hiệu chứng từ điện tử không chỉ hỗ trợ cơ quan thuế trong việc quản lý dữ liệu mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán – hóa đơn điện tử rõ ràng, minh bạch và chuyên nghiệp. Do đó, khi triển khai phần mềm quản lý hóa đơn hay kế toán điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ chính xác cấu trúc ký hiệu theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Những lợi ích nổi bật khi áp dụng chứng từ điện tử
Việc chuyển đổi sang sử dụng chứng từ điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí trong quá trình vận hành:
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Chứng từ điện tử giúp giảm đáng kể các khoản chi cho in ấn, vận chuyển và lưu trữ giấy tờ, từ đó tối ưu ngân sách cho doanh nghiệp.
- Đẩy nhanh tốc độ xử lý: Quy trình tạo lập, ký duyệt và gửi – nhận chứng từ được thực hiện hoàn toàn trên môi trường số, giúp rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu suất công việc.
- Tăng cường bảo mật thông tin: Nhờ tích hợp công nghệ chữ ký số và mã hóa dữ liệu, chứng từ điện tử đảm bảo an toàn tuyệt đối, hạn chế nguy cơ giả mạo, thất lạc hoặc bị sửa đổi trái phép.
- Thuận tiện trong việc lưu trữ và tra cứu: Dữ liệu chứng từ được lưu trữ tập trung trên hệ thống điện tử, cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm, truy xuất hoặc đối chiếu thông tin bất kỳ lúc nào khi cần.
- Tuân thủ đúng quy định pháp luật: Việc sử dụng chứng từ điện tử giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý về kế toán, hóa đơn và lưu trữ dữ liệu theo quy định hiện hành, đồng thời phù hợp với lộ trình chuyển đổi số trong công tác quản trị doanh nghiệp.
Phân biệt chứng từ điện tử và hóa đơn điện tử
| Tiêu chí | Chứng từ điện tử | Hóa đơn điện tử |
|---|---|---|
| Mục đích sử dụng | Phản ánh nghiệp vụ tài chính, kế toán | Ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa/dịch vụ |
| Loại chứng từ | Phiếu thu, chi, nhập, xuất, biên bản… | Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng… |
| Quy định pháp lý | Luật Kế toán, Thông tư 78/2021/TT-BTC | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP |
| Bắt buộc phát hành | Bắt buộc với mọi doanh nghiệp | Bắt buộc với các doanh nghiệp kê khai thuế |
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để triển khai chứng từ điện tử?
Để áp dụng chứng từ điện tử một cách hiệu quả, tuân thủ pháp luật và đảm bảo hoạt động vận hành trơn tru, doanh nghiệp cần thực hiện các bước chuẩn bị sau:
- Lựa chọn phần mềm phù hợp: Doanh nghiệp nên đăng ký sử dụng các phần mềm chứng từ điện tử uy tín, có khả năng tích hợp với chữ ký số và đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của cơ quan thuế.
- Xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng: Cần thiết lập quy trình quản lý chứng từ điện tử minh bạch, bao gồm phân quyền người lập – người ký số – người kiểm duyệt, nhằm đảm bảo tính nhất quán và kiểm soát chặt chẽ trong quá trình xử lý.
- Đào tạo đội ngũ sử dụng thành thạo: Nhân sự kế toán và các bộ phận liên quan cần được đào tạo bài bản về thao tác lập, ký số, gửi – nhận và lưu trữ chứng từ điện tử, giúp tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ đúng quy trình.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu: Doanh nghiệp nên có chính sách sao lưu định kỳ và bảo mật hệ thống để phòng ngừa rủi ro mất mát dữ liệu, đồng thời đảm bảo khả năng phục hồi khi có sự cố xảy ra.
Kết luận
Chứng từ điện tử là xu hướng tất yếu trong quản trị kế toán hiện đại. Việc nắm rõ khái niệm, lợi ích và mẫu ký hiệu chứng từ điện tử giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu vận hành, nâng cao tính chuyên nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm hỗ trợ chứng từ – hóa đơn điện tử, hãy ưu tiên những giải pháp bảo mật, dễ dùng và có tích hợp chữ ký số để đảm bảo hiệu quả lâu dài.
