Trong quá trình lập và xuất hóa đơn, việc viết sai thông tin trên hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là điều không hiếm gặp, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có tần suất giao dịch cao. Tuy nhiên, nếu không xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai đúng quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro như mất quyền khấu trừ thuế, bị phạt hành chính, hoặc ảnh hưởng đến hồ sơ kế toán – thuế.
Vậy khi phát hiện hóa đơn GTGT có sai sót, cần xử lý như thế nào để đảm bảo tính hợp pháp và tránh bị truy thu thuế? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai theo từng tình huống cụ thể, giúp doanh nghiệp điều chỉnh nhanh chóng và chính xác.
Cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai nhưng chưa xé cuống
Trong trường hợp hóa đơn giá trị gia tăng bị viết sai các thông tin như: ngày tháng, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, mô tả hàng hóa – dịch vụ, số tiền, thuế suất,… nhưng liên hóa đơn vẫn chưa bị xé khỏi cuống, thì cách xử lý khá đơn giản.
Cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai trong trường hợp này như sau:
-
Doanh nghiệp chỉ cần gạch chéo toàn bộ các liên hóa đơn có thông tin không chính xác. Hóa đơn gạch bỏ cần được lưu lại đầy đủ tại cuống để phục vụ công tác đối chiếu, giải trình với cơ quan thuế khi cần.
-
Sau đó, kế toán sẽ tiến hành lập lại một hóa đơn mới với thông tin chính xác để thay thế.
Ví dụ thực tế: Vào ngày 18/12/2019, kế toán của Công ty Cổ phần Công nghệ Thái Sơn đã lập hóa đơn cho Công ty A. Tuy nhiên, sau khi kiểm tra, phát hiện đơn giá dịch vụ bị sai nhưng cuống hóa đơn vẫn còn nguyên. Trong tình huống này, việc xử lý chỉ đơn giản là không xé cuống, gạch bỏ hóa đơn sai và lập hóa đơn mới đúng thông tin là hoàn tất.
Đối với hóa đơn điện tử, nếu sai sót xảy ra nhưng hóa đơn chưa được gửi cho bên mua (hoặc chưa ký số), thì doanh nghiệp có thể hủy bỏ số hóa đơn cũ và lập lại hóa đơn điện tử mới với thông tin đã chỉnh sửa.
Lưu ý đặc biệt: Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu phát hiện lỗi khi chưa gửi cho khách hàng, đơn vị bán hàng cần:
-
Gửi thông báo hủy hóa đơn sai đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04 đính kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
-
Sau đó, tiến hành lập và ký lại hóa đơn điện tử mới, gửi lên cơ quan thuế để cấp mã thay thế trước khi gửi cho người mua.
Việc nắm rõ quy trình xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai trong từng trường hợp cụ thể không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được sai phạm về thuế mà còn bảo đảm tính hợp pháp và minh bạch trong hồ sơ kế toán.
Xử lý hóa đơn GTGT viết sai đã xé cuống
Để có thể xử lý hóa đơn GTGT viết sai nhưng đã xé cuống thì kế toán cần phải chia thành hai trường hợp cụ thể: trường hợp hóa đơn viết sai song chưa giao cho khách hàng và trường hợp đã giao cho khách hàng để có cách xử lý chính xác nhất.
Trường hóa đơn GTGT viết sai, đã xé cuống, chưa giao cho khách hàng
Với bất kể lỗi viết sai hóa đơn GTGT nào, hóa đơn đã xé cuống và chưa giao cho khách hàng thì kế toán doanh nghiệp có thể xử lý như sau:
- Trước tiên, kế toán cần kẹp liên 2 đã xé vào vị trí cũ vừa xé.
- Tiếp đó, kế toán gạch chéo các liên của hóa đơn đã viết sai thông tin.
- Cuối cùng, kế toán sẽ xuất lại hóa đơn mới là xong.
Khi xử lý trường hợp này, các kế toán doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý là chỉ xử lý hóa đơn thu hồi và xuất hóa đơn mới trong cùng một ngày.
Trường hợp hóa đơn GTGT viết sai, đã xé cuống, đã giao cho khách hàng
Khi gặp tình huống hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) bị viết sai, đã xé cuống và bàn giao cho khách hàng, việc xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai cần được thực hiện tùy theo từng trường hợp cụ thể, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Trường hợp hóa đơn viết sai chưa được kê khai thuế
Nếu hóa đơn đã giao cho khách nhưng chưa được kê khai thuế, quy trình xử lý sẽ bao gồm:
-
Cả bên bán và bên mua phải lập biên bản thu hồi hóa đơn sai, có chữ ký và đóng dấu xác nhận của hai bên, ghi rõ lý do thu hồi, đồng thời sử dụng mẫu biên bản thu hồi hóa đơn theo quy định hiện hành.
-
Bên bán tiến hành gạch chéo tất cả các liên của hóa đơn sai và lưu giữ các liên hóa đơn này làm căn cứ sau này.
-
Cuối cùng, bên bán lập hóa đơn mới với thông tin chính xác và hai bên sử dụng hóa đơn mới để kê khai thuế.
Trường hợp hóa đơn viết sai đã kê khai thuế
Nếu sai sót không liên quan đến các tiêu thức về số tiền (ví dụ như sai tên, địa chỉ, mã số thuế mà không làm thay đổi số tiền trên hóa đơn), kế toán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai. Bên bán sẽ phát hành hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ nội dung điều chỉnh, số hóa đơn và ký hiệu, theo mẫu hóa đơn điều chỉnh quy định.
Trong trường hợp hóa đơn viết sai ảnh hưởng đến các tiêu chí liên quan đến số tiền như sai đơn giá, sai thuế suất, sai tiền thuế hoặc tổng tiền, thì cần:
- Bên bán và bên mua cùng điều chỉnh hóa đơn sai.
- Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh với nội dung thể hiện việc tăng hoặc giảm số lượng, giá bán, hoặc các yếu tố liên quan cho hóa đơn gốc.
- Lưu ý rằng hóa đơn điều chỉnh không được phép ghi số âm.
Việc thực hiện đúng quy trình trong từng trường hợp giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo thuế và tránh các rủi ro về vi phạm pháp luật liên quan đến thuế.
Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn GTGT viết sai một cách đơn giản, nhanh chóng và chính xác nhất.
