Lưu trữ sổ sách kế toán là một phần quan trọng trong công tác kế toán, đảm bảo rằng tất cả các tài liệu và chứng từ liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp được quản lý và bảo quản một cách có hệ thống. Quy trình lưu trữ sổ sách kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hỗ trợ việc tra cứu thông tin nhanh chóng và chính xác khi cần thiết.
Trong nội dung bài viết dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ với các bạn quy trình lưu trữ sổ sách kế toán được dành cho các công ty có quy mô siêu nhỏ chắc chắn sẽ nhận được nhiều sự quan tâm của tất cả mọi người.
1. Những thông tin liên quan đến Sổ Sách Kế Toán
Sổ Nhật Ký Chung
Bìa xanh Sổ sách kế toán
Bìa trắng NKC
- In NKC từ tháng 01 đến tháng 12
Bìa trắng Sổ Cái
- In toàn bộ sổ cái 1 tháng đóng thành cuốn mỗi tháng là 01 cuốn từ TK loại 01 – đến TK loại 09
- Cân đối phát sinh
- Kết quả hoạt động kinh doanh
Bìa trắng Sổ Quỹ: tiền mặt và tiền gửi
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng
Bìa trắng Bảng Tổng Hợp Công Nợ và Sổ Chi Tiết Công Nợ
- Bảng tổng hợp Công nợ phải thu, phải trả
- Sổ chi tiết công nợ từng đối tượng khách hàng
Quy trình lưu trữ sổ sách kế toán
2. Chứng từ thu chi và khai báo thuế
Hồ sơ gồm:
- Báo cáo thuế tháng/quý
- Bảng kê phụ lục bán ra và mua vào
- Giấy nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Thông báo phát hành hóa đơn
- Hóa đơn đầu ra: liên xanh
- Hóa đơn đầu vào
- Phiếu thu, phiếu chi, phiếu hạch toán công nợ
- Phiếu thu tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán và Phiếu xuất kho
- Phiếu chi tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán và Phiếu nhập kho
3. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL, HH
Bìa xanh
Phát sinh ít
- In bảng kê nhập xuất tồn từ tháng 01 đến tháng 12 năm tài chính và sổ chi tiết NVL, HH
- In sổ chi tiết NVL, HH thành nhiều cuốn
- Tài khoản in là: 152,153,155,156
Phần 04 Bảng phân bổ khấu hao và phân bổ chi phí trả trước
- Bìa xanh
- In bảng khấu hao và phân bổ chi phí trả trước ngắn và dài hạn từ tháng 01 đến tháng 12
- Tài khoản in là: 214, 242
4. Bảng tổng hợp giá thành xây lắp TK 154
- Bìa xanh
- In bảng tổng hợp giá thành 154 toàn bộ từ tháng 01 đến tháng 12
- Sổ chi tiết tài khoản 154 cho từng đối tượng công trình
- Lập một bảng tổng hợp những hợp đồng kinh tế bán ra đã xuất hóa đơn và tình trạng của hợp đồng
- Phân tách giá thành chi tiết cho từng mục đã xuất hóa đơn: 621,622,623,627 theo từng tháng phát sinh của tài khoản giá thành công trình cần theo dõi
5. Báo cáo tài chính
- Bảng cân đối kế toán
- Bảng cân đối tài khoản phát sinh
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
- Lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
6. Tờ khai quyết toán thuế TNDN:
- Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
- Phụ lục chuyển lỗ (nếu có)
- Phụ lục ưu đãi thuế (nếu có)
7. Tờ khai quyết toán thuế TNCN:
- Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế
- In báo cáo tài chính đã nộp cơ quan thuế: 02 bản để sau này 1 bản gửi cơ quan thuế khi kiểm tra tại doanh nghiệp
- Báo cáo tài chính sau khi nộp cơ quan thuế lập 01 bản nộp cơ quan thông kê và nộp cái mẫu cho cơ quan thống kê
8. Hợp đồng
- Bìa xanh: Hợp đồng Ra + Vào + Lao Động
- Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng đầu vào của các nhà cung cấp lại thành 1 bìa còng hoặc Alco
- Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng Bán ra của người mua lại thành 1 bìa còng hoặc Alco
- Lưu trữ toàn bộ hợp đồng lao động đã ký với người lao động: ký tá đầy đủ, phụ lục hợp đồng, quyết định tăng và giảm lương
9. Hồ sơ Lao Động
- Bìa xanh: Lao Động
- In Quyết toán thuế TNCN năm đã nộp
- In toàn bộ hợp đồng lao động ra giấy, kẹp cùng chứng minh nhân dân photo
- In toàn bộ Bảng lương, Chấm công 12 tháng liên tục
10. Báo cáo thuế bằng excel và công tác chuẩn bị hậu giải trình thanh tra thuế sau này
- Xuất khai báo thuế từ HTKK ra bằng excel để lưu trữ theo tháng/ quý để phục vụ công tác giải trình thuế sau này
- Gộp báo cáo thuế Bảng kê bán ra trong năm làm 1 sheet + mua vào trong năm làm 1 sheet
- Lọc những hóa đơn >= 20.000.000 hoặc cùng ngày >= 20.000.000 để theo dõi quá trình thanh toán = UNC cho khách hàng
Hóa đơn công nợ >= 20.000.000 - Mở một bìa còng lưu trữ toàn bộ những hóa đơn mua vào 331 phô tô >= 20.000.000 trong 1 năm tài chính kẹp cùng UNC và hợp đồng kinh tế đã ký kết
- Đến ngày 31/12 kết thúc năm tài chính mà chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng UNC thì phải lập hợp đồng trả chậm, nếu đã có hợp đồng thì
phải lập phụ lục hợp đồng gia hạn thời gian gian
Quy trình lưu trữ sổ sách kế toán là một phần quan trọng trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc thực hiện quy trình này một cách chính xác và hiệu quả không chỉ giúp bảo đảm tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát và quản lý thông tin tài chính một cách tốt nhất. Đảm bảo rằng các tài liệu kế toán được lưu trữ một cách an toàn, chính xác và hợp lý là điều cần thiết để duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
