Là một chủ doanh nghiệp, việc tham gia vào công việc kế toán doanh nghiệp là rất quan trọng. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc bạn là chuyên gia trong mọi lĩnh vực. Bạn có thể xuất sắc trong việc lập chiến lược hay quản lý khách hàng, nhưng kế toán lại là một lĩnh vực mà nhiều doanh nhân gặp khó khăn.
Những sai lầm về tài chính có thể dẫn đến nhiều hậu quả tiêu cực, như làm chậm tốc độ tăng trưởng, ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận, gây tắc nghẽn dòng tiền, thu hút sự chú ý không mong muốn từ cơ quan thuế, và làm suy giảm uy tín của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp, khách hàng, cũng như nhân viên.
Để tránh những tình huống không mong muốn này, dưới đây là 10 sai lầm kế toán phổ biến mà các chủ doanh nghiệp thường gặp phải, cùng với lý do vì sao những sai lầm này – dù vô tình – lại có thể gây nguy hiểm nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
1. Chậm trễ trong ghi chép và đối chiếu sổ sách kế toán doanh nghiệp
Chủ doanh nghiệp nhỏ thường xuyên bị cuốn vào guồng quay bận rộn với hàng tá công việc cần xử lý mỗi ngày. Trong chớp mắt, hàng tháng trời đã trôi qua mà bạn chưa dành thời gian cho việc ghi chép sổ sách kế toán, đối chiếu số liệu kinh doanh, kiểm tra báo cáo, sổ phụ ngân hàng, tài khoản thuế, hay các tài khoản tài chính khác. Kết quả là các báo cáo tài chính của bạn không được cập nhật, và thiếu đi thông tin đầy đủ, kịp thời sẽ làm cho việc ra quyết định kinh doanh trở nên cực kỳ khó khăn.
Chẳng hạn, khi bạn đưa ra quyết định chi tiêu mà không có đủ thông tin, có thể dẫn đến việc tài khoản bị âm hoặc lợi nhuận bị sụt giảm do những hóa đơn không được theo dõi. Việc không cập nhật số liệu tài chính còn có thể gây ra rắc rối với nhà cung cấp, do hóa đơn bị bỏ sót, khiến bạn gặp khó khăn khi cần nhập thêm nguyên vật liệu, và thậm chí có thể làm xấu đi chỉ số tín dụng của doanh nghiệp trong mắt nhà cung cấp.
2. Không biết cách sử dụng phần mềm kế toán
Trong giai đoạn căng thẳng khi thành lập doanh nghiệp, một số chủ doanh nghiệp có thể không dành đủ thời gian để tìm hiểu và làm chủ phần mềm kế toán mà họ đã lựa chọn. Việc không hiểu rõ các tính năng của phần mềm có thể dẫn đến những sai sót trong việc nhập liệu hoặc bỏ qua các chức năng quan trọng. Hậu quả là, hệ thống phần mềm có thể bị thiết lập sai lệch, dẫn đến việc không tận dụng hết khả năng báo cáo mà phần mềm cung cấp. Điều này không chỉ khiến bạn thiếu thông tin quan trọng mà còn làm giảm hiệu quả trong quá trình ra quyết định, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
3. Không coi các báo cáo là công cụ
Kế toán không chỉ đơn thuần là công cụ để nhập liệu tài chính hay hoàn thành nghĩa vụ thuế, cũng không chỉ giúp bạn theo dõi số dư trong tài khoản ngân hàng. Thực chất, kế toán là một cơ chế vô cùng quan trọng để đánh giá xem chiến lược kinh doanh của bạn có đang hiệu quả hay không.
Do đó, việc không tận dụng triệt để các báo cáo kinh doanh từ số liệu tài chính là một sai lầm lớn. Những báo cáo như báo cáo công nợ quá hạn, báo cáo các khoản phải trả quá hạn, và báo cáo lợi nhuận có thể cung cấp những thông tin quan trọng giúp bạn xác định rõ vấn đề đang tồn tại trong doanh nghiệp. Ví dụ, các báo cáo này có thể giúp bạn phát hiện khách hàng nào đang chậm thanh toán, từ đó bạn có thể điều chỉnh quản lý dòng tiền một cách hiệu quả hơn. Nếu không có những báo cáo này, bạn sẽ không thể nắm rõ tình hình thanh toán của khách hàng, dẫn đến việc bỏ lỡ những vấn đề tiềm ẩn, chẳng hạn như khách hàng không hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
4. Lẫn lộn tài chính doanh nghiệp cá nhân
Một trong những sai lầm phổ biến mà nhiều chủ doanh nghiệp thường mắc phải là không tách bạch tài chính của công ty với tài chính cá nhân. Việc duy trì các tài khoản riêng biệt và hoàn toàn độc lập là rất quan trọng để bạn có được cái nhìn chính xác về những khoản chi tiêu dành cho kinh doanh và những khoản chi tiêu cho mục đích cá nhân.
Chẳng hạn, cơ quan thuế có thể chấp nhận rằng một số bữa ăn trong tháng có liên quan đến công việc kinh doanh, nhưng việc mua vé xem phim hay đĩa nhạc xuất hiện trên sao kê tài khoản của công ty sẽ khó mà được chấp nhận. Hơn nữa, khi sử dụng tiền của công ty cho các mục đích cá nhân, bạn có thể vô tình làm suy giảm nguồn vốn cần thiết để tái đầu tư và phát triển doanh nghiệp.
Vì vậy, tốt nhất là hãy giữ cho các tài khoản này riêng rẽ, giúp bạn nhìn nhận doanh nghiệp của mình như một thực thể độc lập, thay vì chỉ là nguồn tiền cá nhân. Về lâu dài, việc này không chỉ hỗ trợ cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp mà còn giúp bạn có nguồn thu nhập ổn định và tốt hơn.
5. Không giữ lại các hóa đơn
Dù hóa đơn dưới dạng điện tử hay giấy tờ, việc lưu trữ chúng là điều bắt buộc. Hóa đơn và chứng từ không chỉ cần thiết để sửa chữa bất kỳ sai sót nào trong ghi chép sổ sách kế toán mà còn vô cùng hữu ích trong việc xác định các chi phí được khấu trừ và giảm thuế khi đến kỳ quyết toán.
Quan trọng hơn, khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, những hóa đơn chứng từ này sẽ là bằng chứng xác thực cho các con số trên báo cáo tài chính. Nếu không có hóa đơn chứng từ, cơ quan thuế có thể không chấp nhận việc khấu trừ chi phí, dẫn đến việc nộp thuế cao hơn, thậm chí có thể phải đối mặt với các khoản phạt.
6. Tính toán sai
Trong quá trình ghi sổ sách vội vàng sau một ngày dài, các lỗi tính toán rất dễ xảy ra, ngay cả khi bạn sử dụng phần mềm tự động. Những sai sót này có thể do nhập liệu sai vào tài khoản, hoặc đơn giản chỉ là do gõ nhầm.
Nếu những lỗi này kết hợp với lỗi lẫn lộn tài chính cá nhân và doanh nghiệp như đã đề cập ở trên, hậu quả tài chính có thể trở nên nghiêm trọng. Những sai sót trong tính toán có thể bị bỏ qua trong nhiều tháng nếu không được kiểm tra định kỳ. Từ một lỗi nhỏ, có thể phát sinh hàng loạt sai lầm kế toán, dẫn đến những vấn đề lớn hơn, ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
7. Chỉ tập trung vào ngắn hạn
Với hàng loạt công việc hàng ngày khi điều hành doanh nghiệp, rất dễ bị cuốn vào những nhiệm vụ ngắn hạn và bỏ quên việc lập kế hoạch cho tương lai. Tuy nhiên, kế toán không chỉ dừng lại ở việc ghi chép sổ sách hiện tại mà còn là công cụ quan trọng để dự báo tăng trưởng và nhận diện các rủi ro tài chính phát sinh từ những quyết định hiện tại.
Để chuẩn bị cho tương lai, cần xem xét nhiều yếu tố, bao gồm các vấn đề kế toán dài hạn và các cơ hội tăng trưởng của doanh nghiệp. Đồng thời, bạn cũng cần chú trọng đến các yếu tố vận hành, chẳng hạn như việc bổ sung nhân sự kế toán để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ khi công ty mở rộng quy mô. Kế toán hiệu quả không chỉ giúp bạn quản lý hiện tại mà còn là nền tảng vững chắc để xây dựng tương lai bền vững cho doanh nghiệp.
8. Thuê nhân sự không phù hợp
Dù nhân viên kế toán là thành viên gia đình, một nhân viên mới trong văn phòng, hay chính chủ doanh nghiệp tự đảm nhận vai trò này, việc sử dụng nhân sự không đủ năng lực có thể gây ra những vấn đề tài chính nghiêm trọng, vượt xa việc chỉ ra quyết định không tối ưu. Cố gắng tiết kiệm chi phí bằng cách thuê nhân viên kế toán thiếu kinh nghiệm hoặc mong muốn giúp đỡ người thân có thể dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế kiểm tra, thậm chí bị phạt. Những sai lầm này có thể gây ra hậu quả lâu dài cho doanh nghiệp của bạn.
Những rủi ro này xuất hiện khi nhân sự không biết cách phân loại chính xác chi phí, ghi nhận sổ sách không đúng cách, hoặc không hiểu rõ về luật thuế, đặc biệt là việc phân biệt những khoản nào được ghi vào chi phí doanh nghiệp và những khoản nào không. Một kế toán chuyên nghiệp có thể giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót nghiêm trọng này. Điều quan trọng là chủ doanh nghiệp cần hiểu rõ yêu cầu đối với nhân sự kế toán để có thể tuyển dụng người có đủ năng lực và phù hợp nhất, đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
9. Nghĩ rằng công nghệ luôn là giải pháp
Đầu tư một khoản tiền lớn vào công nghệ không phải là đảm bảo chắc chắn rằng bạn sẽ tránh được các lỗi kế toán. Quan trọng hơn là bạn phải biết cách sử dụng công nghệ một cách hiệu quả. Hơn nữa, không phải tất cả các giải pháp công nghệ đều giống nhau hay phù hợp với từng loại doanh nghiệp cụ thể.
Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ không cần phải chi tiêu quá nhiều cho một hệ thống kế toán quản trị đắt đỏ. Thay vào đó, họ có thể lựa chọn một hệ thống nhỏ hơn, đơn giản hơn, đáp ứng tốt các yêu cầu cơ bản và có thể nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển. Việc chọn giải pháp công nghệ phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp là rất quan trọng. Vì vậy, lập kế hoạch kỹ lưỡng, suy nghĩ chiến lược và dành thời gian tìm hiểu sẽ giúp bạn đảm bảo rằng công nghệ không trở thành một gánh nặng tài chính thêm nữa.
10. Không tìm kiếm sự giúp đỡ
Đầu tư một khoản tiền lớn vào công nghệ không phải là đảm bảo chắc chắn rằng bạn sẽ tránh được các lỗi kế toán. Quan trọng hơn là bạn phải biết cách sử dụng công nghệ một cách hiệu quả. Hơn nữa, không phải tất cả các giải pháp công nghệ đều giống nhau hay phù hợp với từng loại doanh nghiệp cụ thể.
Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ không cần phải chi tiêu quá nhiều cho một hệ thống kế toán quản trị đắt đỏ. Thay vào đó, họ có thể lựa chọn một hệ thống nhỏ hơn, đơn giản hơn, đáp ứng tốt các yêu cầu cơ bản và có thể nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển. Việc chọn giải pháp công nghệ phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp là rất quan trọng. Vì vậy, lập kế hoạch kỹ lưỡng, suy nghĩ chiến lược và dành thời gian tìm hiểu sẽ giúp bạn đảm bảo rằng công nghệ không trở thành một gánh nặng tài chính thêm nữa.
